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為什麼常常熬夜、加班，事情還是做不完？三法則提高工作效率

2021-2-19
文／威爾‧迪克萊, 鮑‧汀, 傑洛姆‧杜蒙
圖／詳見圖說

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圖片來源：wavebreakmedia-micro

生產力的定義，並非「做很多事情」。生產力談的是有策略地決定優先順序，挑出與你目標最為相符的仗來打。無論你的工作為何，在日常生活中都會面臨一堆做不完的工作、回不完的電子郵件、開不完的會議、應付不完的老闆要求。排出工作任務的優先順序是你一天當中最具生產力的活動之一。

三的法則：先確立一天中最重要的三件事

我們訪談過的創業家異口同聲提到的竅門，一般稱為「三的法則」。這些創業家每天早上開始工作之前，先不管什麼事情迫切或不迫切，而是專心找出當天結束前要完成的最重要三件事情。接下來，他們就安排時間做這些事。

每天早上問問自己：「我今天非做不可的三件事情是什麼？」或者問：「如果想對今天的工作感到滿意的話，我需要達成的三件事情是什麼？」

這個小訣竅，可以配合另一個建議：一定要從最難的工作下手。利用一早你往往最有活力的這項事實，先解決最困難的工作。假如你一天都從整理電子郵件和閱讀電子報開始，你就很容易拖延，當天你就會被迫彌補。如果你可以先完成重要的工作任務，那天剩下的時間就會圓滿滿落實了。

設定時間格，預留完成重要任務的時間

找出三件重要的工作任務之後，你要為他們設定時間格（Timebox），基本上就是安排完成這些事情的所需時間。你可以把這個時間格想像成安排時間跟自己開會。在你的行程表上實際排出像時間格，可以幫你免受會議的干擾，給自己一個完整用來徹底完成該項工作任務的時間。

如果你遵照三的法則，你每天大概會有二或三個設定好時間格的時段，開會的時間自然就減少了。若是只有劃分好的時間格和最值得參加的會議，你的活力指數一整天都會維持在高點。假如你很擔心會有開不完的會議占滿了你的行程，事先建立時間格的方法值得一試，即使你並不確定到時候你要做的是什麼也沒關係。在我們訪談過的創業家當中，有些人只是把這些時間格取名為「工作時間」，或是標上「不要安排任何事情」。

即使大多數的創業家會建議安排出來的時段，大約一到兩個小時，不過你可以自由選擇時間格長短。

重要的是要記得，無論時間格多長，你的行程表最為關鍵。有太多人習慣只用會議把行程表填得滿滿，這麼做真的很可惜。如果你不決定自己的行程表，別人便會幫你安排時間。用適合你的方式計畫自己的一天，更能規劃重要任務，還能避免讓同事、電子郵件以及電子報綁架了你的時間。利用日曆規劃你的行程表，把時間預留給重要的任務吧。

以下有兩種日曆。哪一種看起來比較像你會用的呢？

●高效日曆：三個明確設定好時間格的工作任務、一些簡短的會議、一天下來有三個彼此分開的時間處理電子郵件，還有充裕的午餐休息時間。

●忙亂日曆：沒有任何設定好時間格的工作任務、太多冗長的會議、沒必要而徒增壓力的截止期限提示（若有規劃足夠的時間格完成工作任務，並不需要寫下期限），還有只能在辦公桌前快速解決的可憐午餐。

圖片來源：最高生產力工作法

先進行被動工作，啟動後續的發展

「被動工作」指的不是你完全不需要做的事，而是那些只要你一個動作、其餘就會繼續進行的工作任務。這些可能是：

●可以委派別人的工作任務，例如：對同事做提案簡報，或是提供他們做簡報所需的相關資料。

●「第一步」任務，例如：請求行政部門授權、下載一份內容很大的檔案，或只是啟動烤箱。

如果你碰到要在主動跟被動工作間擇一的情況，先選被動的工作。啟動被動工作，讓它開始進行之後，你就可以同時進行主動的工作任務，而被動工作也會持續進行下去。舉例來說，假如你不確定要先跟平面設計師談大概的狀況（被動工作），還是先繼續製作簡報（主動工作），那麼，就先跟平面設計師談吧。這麼一來，他們可以開始進行案子，而你同時也能繼續做簡報。你應該先刊登求才廣告（被動工作），還是著手製作一份深度報告（主動工作）呢？先處理求才廣告吧，有興趣的人可以開始申請這份工作，而且你可以繼續寫你的報告。

在廚房做菜也是一樣的道理。假如你不是先從被動工作下手，而是照著食譜順序一步一步做的話，做一道菜要花上兩倍的時間。