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為什麼常常熬夜、加班,事情還是做不完?三法則提高工作效率

  • 2021-2-19
  • 文/威爾‧迪克萊, 鮑‧汀, 傑洛姆‧杜蒙
  • 圖/詳見圖說
圖片來源:wavebreakmedia-micro

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生產力的定義,並非「做很多事情」。生產力談的是有策略地決定優先順序,挑出與你目標最為相符的仗來打。無論你的工作為何,在日常生活中都會面臨一堆做不完的工作、回不完的電子郵件、開不完的會議、應付不完的老闆要求。排出工作任務的優先順序是你一天當中最具生產力的活動之一。

三的法則:先確立一天中最重要的三件事

我們訪談過的創業家異口同聲提到的竅門,一般稱為「三的法則」。這些創業家每天早上開始工作之前,先不管什麼事情迫切或不迫切,而是專心找出當天結束前要完成的最重要三件事情。接下來,他們就安排時間做這些事。

每天早上問問自己:「我今天非做不可的三件事情是什麼?」或者問:「如果想對今天的工作感到滿意的話,我需要達成的三件事情是什麼?」

這個小訣竅,可以配合另一個建議:一定要從最難的工作下手。利用一早你往往最有活力的這項事實,先解決最困難的工作。假如你一天都從整理電子郵件和閱讀電子報開始,你就很容易拖延,當天你就會被迫彌補。如果你可以先完成重要的工作任務,那天剩下的時間就會圓滿滿落實了。

設定時間格,預留完成重要任務的時間

找出三件重要的工作任務之後,你要為他們設定時間格(Timebox),基本上就是安排完成這些事情的所需時間。你可以把這個時間格想像成安排時間跟自己開會。在你的行程表上實際排出像時間格,可以幫你免受會議的干擾,給自己一個完整用來徹底完成該項工作任務的時間。

如果你遵照三的法則,你每天大概會有二或三個設定好時間格的時段,開會的時間自然就減少了。若是只有劃分好的時間格和最值得參加的會議,你的活力指數一整天都會維持在高點。假如你很擔心會有開不完的會議占滿了你的行程,事先建立時間格的方法值得一試,即使你並不確定到時候你要做的是什麼也沒關係。在我們訪談過的創業家當中,有些人只是把這些時間格取名為「工作時間」,或是標上「不要安排任何事情」。

即使大多數的創業家會建議安排出來的時段,大約一到兩個小時,不過你可以自由選擇時間格長短。

重要的是要記得,無論時間格多長,你的行程表最為關鍵。有太多人習慣只用會議把行程表填得滿滿,這麼做真的很可惜。如果你不決定自己的行程表,別人便會幫你安排時間。用適合你的方式計畫自己的一天,更能規劃重要任務,還能避免讓同事、電子郵件以及電子報綁架了你的時間。利用日曆規劃你的行程表,把時間預留給重要的任務吧。

以下有兩種日曆。哪一種看起來比較像你會用的呢?

●高效日曆:三個明確設定好時間格的工作任務、一些簡短的會議、一天下來有三個彼此分開的時間處理電子郵件,還有充裕的午餐休息時間。

●忙亂日曆:沒有任何設定好時間格的工作任務、太多冗長的會議、沒必要而徒增壓力的截止期限提示(若有規劃足夠的時間格完成工作任務,並不需要寫下期限),還有只能在辦公桌前快速解決的可憐午餐。

圖片來源:最高生產力工作法

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先進行被動工作,啟動後續的發展

「被動工作」指的不是你完全不需要做的事,而是那些只要你一個動作、其餘就會繼續進行的工作任務。這些可能是:

●可以委派別人的工作任務,例如:對同事做提案簡報, 或是提供他們做簡報所需的相關資料。

●「第一步」任務,例如:請求行政部門授權、下載一份內容很大的檔案,或只是啟動烤箱。

如果你碰到要在主動跟被動工作間擇一的情況,先選被動的工作。啟動被動工作,讓它開始進行之後,你就可以同時進行主動的工作任務,而被動工作也會持續進行下去。舉例來說,假如你不確定要先跟平面設計師談大概的狀況(被動工作),還是先繼續製作簡報(主動工作),那麼,就先跟平面設計師談吧。這麼一來,他們可以開始進行案子,而你同時也能繼續做簡報。你應該先刊登求才廣告(被動工作),還是著手製作一份深度報告(主動工作)呢?先處理求才廣告吧,有興趣的人可以開始申請這份工作,而且你可以繼續寫你的報告。

在廚房做菜也是一樣的道理。假如你不是先從被動工作下手,而是照著食譜順序一步一步做的話,做一道菜要花上兩倍的時間。

這看似理所當然,然而,面對任何一個工作日的實際狀況時,我們很容易閉著眼,直接處理待辦事項。你一定會傾向一有工作,就立刻跳下去做。不過你應該反過來好好按照策略找出你清單上的那些被動工作項目,先從那些著手,讓它們接著進行下去。如此,當你專注在更重要的事情上時,這些被動工作會在你不注意的地方繼續進行。

圖片來源: 圖片作者:wavebreakmedia-micro,連結:freepik ,CC Licensed

※本文內容授權自 《【最高生產力工作法:不再窮忙!有策略的組織工作X專注優先要務的習慣,拿回人生主導權 】書籍 / 天下雜誌出版》 ,未經授權不得轉載。

最高生產力工作法

最高生產力工作法

在我們吸收知識、學習做人,但從沒有人教該如何有效率的工作。有生產力並非事情做得快、也不是做很多事情,而是知道如何優先完成最符合目標的關鍵工作,每天都有成就感!

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