待辦事項清單竟能提高40%工作效率？！

2021-3-2
文／威爾‧迪克萊, 鮑‧汀, 傑洛姆‧杜蒙
圖／diana-grytsku

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布魯瑪．柴嘉尼（Bluma Zeigarnik）是二十世紀初俄國的一位心理學家。有一天下午，她坐在某間忙碌的維也納咖啡廳露臺上，發現了一件奇妙的事。那些忙進忙出的服務生，對於尚在製作的點單記憶力驚人，但對那些已經上過的點單，卻好像立刻忘記了。於是她有了這個假設：我們對進行中的工作比較能夠記住，對於已經完成的工作比較記不住。隨後，她回到了自己的實驗室，測試這個理論。

布魯瑪找來一群孩子，要他們完成20 個包含拼圖、捏黏土等簡單任務。最後，她要求孩子們回想每一個項目，她發現孩子們記得的那些未完成的項目數量，是完成項目的兩倍。我們現在把這個現象稱為柴嘉尼效應（Zeigarnik Effect）；概括而論，此效應表示，未完成的工作比起完成的工作，占了我們更多的腦容量。

日常生活裡，你會常常經歷這個狀況：心裡一堆亂七八糟的待辦事項讓你思緒不清，無法專注。你可以把大腦想成一個電腦的硬碟，假如你同時做很多事，硬碟可能會過熱、速度變慢。有鑑於此，不要糾結在這種「庸人自擾」的情結裡，那些干擾你的想法，只會讓你煩憂而已。

最好的解決辦法，就是把所有的事情存在某種外接式硬碟裡，也就是你的待辦事項清單。當然，你很清楚什麼是待辦事項清單，不過在95％的情況下，你可能沒有利用這個清單到淋漓盡致的地步。我們建議你應該要像有強迫症那樣地利用待辦事項清單，一答應人家要做什麼事，就要把它記下來，想都不要想。不論是記在電腦、智慧型手機、便利貼或是一張紙上，都無所謂——記下來，就對了。

有系統性地在待辦事項清單上記下每一個工作，會清出我們腦袋的記憶量。你最不想碰到的狀況是，半夜醒來頭腦靜不下來，突然記起你得回信給人資部負責人。把你的待辦事項清單當成是買菜的購物清單，每次想到需要加什麼就加上去，而不是想辦法一次記得所有的項目。這些原理都是一樣的。

寫下每一項工作任務，也會增加實際上完成任務的可能性。寫下東西的過程，會強迫我們直接面對、著手處理，讓我們往完成任務的目標邁進。有一項研究將類似的研究對象分成兩組，要求第一組的人只要想想他們的目標即可，但要求第二組的人把他們的目標寫下來。研究結果顯示，第二組人的平均目標達成率，比第一組的人多了40％。

好好地把你需要完成的工作任務，盡可能精準地寫下來。雖然你寫下的可能是再清楚不過的事，但是一旦情境脈絡有所改變，原本看似明確的事，可能就不再合理。

在此我們建議用這樣的格式：使用一個動作動詞，後面接著一切必要的大小資訊。例如，「找芙蘿拉拿排版圖」、「寫好表情符號遊戲的技術規格」，或是「寫出十個提案，訂定談生產力的書名」。

你也可以用結果來規劃你的工作任務，例如，與其說「修理壞掉的窗戶」，試試「把窗戶修理好」。把重點放在結果，有激勵的作用。比起實際上的修理行為，我們比較喜歡修理好的窗戶。兩種寫法都很好，最重要的是，找出一個最適合你的寫法後，堅持那樣寫下去。

寫待辦事項需要準備的工具

如果你不曉得從何著手，以下是我們列出最常用來寫待辦事項的工具：

• 一張紙。這不用多說吧，不過，除非你把這張紙弄丟了，不然用紙就可以了。

• 你的個人電腦（蘋果系統或微軟系統）所附的基本款記事軟體工具，例如：文字編輯（TextEdit）或記事本（Notepad）。這已經比用紙張的類比技術還要進階了喔。：）

• 技術性更高的記事應用程式。我們訪談過的創業家們也會使用Google Keep、Notion、Any.do、Trello、Todoist 和Remember the Milk。這些應用程式的最大好處是可以輕易地同步不同平台上的記事內容、很快地找到你需要的東西、方便分享檔案，還能以類別過濾不同的內容。

• 如果你的手正在忙別的事，如Siri 或Google Voice 這種語音啟動的搜尋引擎，也很有用。舉例來說，若是你正在打籃球，突然想起要打一通重要的電話，你可以大聲地說：「嘿，Siri，提醒我回辦公室以後要打電話給某某某」，到時候就會有人提醒你了。別忘了，Siri跟Google Voice 都能讓你創建適地性的（location based）提醒事項。

這裡的重點是選出一個你喜歡而且可以堅持繼續使用的工具。不要花幾個小時想找出完美的應用程式。如何使用它才是重點。

圖片來源：圖片作者：diana-grytsku，連結：freepik ，CC Licensed

※本文內容授權自 《【最高生產力工作法：不再窮忙！有策略的組織工作X專注優先要務的習慣，拿回人生主導權】書籍 / 天下雜誌出版》 ，未經授權不得轉載。