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待辦事項清單竟能提高40%工作效率?!

  • 2021-3-2
  • 文/威爾‧迪克萊, 鮑‧汀, 傑洛姆‧杜蒙
  • 圖/diana-grytsku

布魯瑪.柴嘉尼(Bluma Zeigarnik)是二十世紀初俄國的一位心理學家。有一天下午,她坐在某間忙碌的維也納咖啡廳露臺上,發現了一件奇妙的事。那些忙進忙出的服務生,對於尚在製作的點單記憶力驚人,但對那些已經上過的點單,卻好像立刻忘記了。於是她有了這個假設:我們對進行中的工作比較能夠記住,對於已經完成的工作比較記不住。隨後,她回到了自己的實驗室,測試這個理論。

布魯瑪找來一群孩子,要他們完成20 個包含拼圖、捏黏土等簡單任務。最後,她要求孩子們回想每一個項目,她發現孩子們記得的那些未完成的項目數量,是完成項目的兩倍。我們現在把這個現象稱為柴嘉尼效應(Zeigarnik Effect);概括而論,此效應表示,未完成的工作比起完成的工作,占了我們更多的腦容量。

日常生活裡,你會常常經歷這個狀況:心裡一堆亂七八糟的待辦事項讓你思緒不清,無法專注。你可以把大腦想成一個電腦的硬碟,假如你同時做很多事,硬碟可能會過熱、速度變慢。有鑑於此,不要糾結在這種「庸人自擾」的情結裡,那些干擾你的想法,只會讓你煩憂而已。

最好的解決辦法,就是把所有的事情存在某種外接式硬碟裡,也就是你的待辦事項清單。當然,你很清楚什麼是待辦事項清單,不過在95%的情況下,你可能沒有利用這個清單到淋漓盡致的地步。我們建議你應該要像有強迫症那樣地利用待辦事項清單,一答應人家要做什麼事,就要把它記下來,想都不要想。不論是記在電腦、智慧型手機、便利貼或是一張紙上,都無所謂——記下來,就對了。

有系統性地在待辦事項清單上記下每一個工作,會清出我們腦袋的記憶量。你最不想碰到的狀況是,半夜醒來頭腦靜不下來,突然記起你得回信給人資部負責人。把你的待辦事項清單當成是買菜的購物清單,每次想到需要加什麼就加上去,而不是想辦法一次記得所有的項目。這些原理都是一樣的。

寫下每一項工作任務,也會增加實際上完成任務的可能性。寫下東西的過程,會強迫我們直接面對、著手處理,讓我們往完成任務的目標邁進。有一項研究將類似的研究對象分成兩組,要求第一組的人只要想想他們的目標即可,但要求第二組的人把他們的目標寫下來。研究結果顯示,第二組人的平均目標達成率,比第一組的人多了40%。

好好地把你需要完成的工作任務,盡可能精準地寫下來。雖然你寫下的可能是再清楚不過的事,但是一旦情境脈絡有所改變,原本看似明確的事,可能就不再合理。

在此我們建議用這樣的格式:使用一個動作動詞,後面接著一切必要的大小資訊。例如,「找芙蘿拉拿排版圖」、「寫好表情符號遊戲的技術規格」,或是「寫出十個提案,訂定談生產力的書名」。

你也可以用結果來規劃你的工作任務,例如,與其說「修理壞掉的窗戶」,試試「把窗戶修理好」。把重點放在結果,有激勵的作用。比起實際上的修理行為,我們比較喜歡修理好的窗戶。兩種寫法都很好,最重要的是,找出一個最適合你的寫法後,堅持那樣寫下去。

寫待辦事項需要準備的工具

如果你不曉得從何著手,以下是我們列出最常用來寫待辦事項的工具:

• 一張紙。這不用多說吧,不過,除非你把這張紙弄丟了,不然用紙就可以了。

• 你的個人電腦(蘋果系統或微軟系統)所附的基本款記事軟體工具,例如:文字編輯(TextEdit)或記事本(Notepad)。這已經比用紙張的類比技術還要進階了喔。:)

• 技術性更高的記事應用程式。我們訪談過的創業家們也會使用Google Keep、Notion、Any.do、Trello、Todoist 和Remember the Milk。這些應用程式的最大好處是可以輕易地同步不同平台上的記事內容、很快地找到你需要的東西、方便分享檔案,還能以類別過濾不同的內容。

• 如果你的手正在忙別的事,如Siri 或Google Voice 這種語音啟動的搜尋引擎,也很有用。舉例來說,若是你正在打籃球,突然想起要打一通重要的電話,你可以大聲地說:「嘿,Siri,提醒我回辦公室以後要打電話給某某某」,到時候就會有人提醒你了。別忘了,Siri跟Google Voice 都能讓你創建適地性的(location based)提醒事項。

這裡的重點是選出一個你喜歡而且可以堅持繼續使用的工具。不要花幾個小時想找出完美的應用程式。如何使用它才是重點。

圖片來源: 圖片作者:diana-grytsku,連結:freepik ,CC Licensed

※本文內容授權自 《【最高生產力工作法:不再窮忙!有策略的組織工作X專注優先要務的習慣,拿回人生主導權 】書籍 / 天下雜誌出版》 ,未經授權不得轉載。

最高生產力工作法

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在我們吸收知識、學習做人,但從沒有人教該如何有效率的工作。有生產力並非事情做得快、也不是做很多事情,而是知道如何優先完成最符合目標的關鍵工作,每天都有成就感!

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