刻意壓縮每項任務的可用時間 提高效率!

  • 文/戴蒙.札哈里斯
  • 圖/Pixabay
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對許多人來說(包含我自己),完成一項艱鉅任務的祕訣,並不是投入更多的時間。恰恰相反的,完成它的祕訣是:限制進行這項任務的可用時間。

時間限制可以解決認知慣性的問題。

有鑑於處理任務的時間有限,我們會更傾向於採取專注的行動來完成任務。

舉例來說,假設你是一位大學生,下週有一場化學考試。在沒有時間限制的情況下,你現在就開始學習的動力會很少。除此之外,即使你終於努力打開書本複習課堂筆記,我們還是幾乎可以肯定你會浪費時間。原因是你沒有為學習設定時間限制。

在這種情況下,本質上你已經為自己寫下一張空白支票,使用的貨幣是時間而不是錢。在無限供應的情況下(請注意,它只是看似無限),自然會造成浪費。

現在,思考一下當你的時間有限時,會發生什麼事。假設你給自己四十五分鐘的時間為考試做準備。可能會發生兩件事:

1.你會變得更專注。由於只有四十五分鐘的時間可用,你就會比較不容易分心。

2.你會變得更有可能採取行動。給自己四十五分鐘的學習時間,讓你的學習有一個終點。這會讓學習變得更有趣,也變得不那麼可怕,因為你看得見終點。

帕金森定律(Parkinson’s Law)指出:「當你有多少時間可以完成工作,你就會延伸工作來填滿可用的時間。」如果你給自己兩個小時來完成一項任務,你可能就會花兩個小時來完成它。如果把可用時間縮短為九十分鐘,那麼你就會在壓縮的時間範圍內完成任務。請把這項原則銘記在心,並先為待辦事項清單上的每項任務設定時間限制。這麼做能讓每項任務變得更有條理。它也為任務分配了具體的(如果是人為的)終點。你會提前知道你將要執行任務多久。

接下來,縮短你為自己設定的時間限制。如果你一開始給自己兩個小時來完成一項任務,那麼請把時間縮短為九十分鐘。如果你原本給自己二十分鐘來完成某件事,把時間縮短為十五分鐘。

換言之,請你採用帕金森定律。

練習這兩個簡單的習慣,就比較不容易拖延,即使當你面對自己害怕的任務與專案時,情況亦是如此。這是因為我們的腦袋喜歡看得見結束點。當它看到有一個這樣的終點時,就比較不會被立刻採取行動的想法嚇到。

圖片來源: 攝影師:Pixabay,連結:Pexels ,CC Licensed

※本文內容授權自 《【一流自雇者的 時間管理術:打敗拖延症,每天只做7件事!】書籍 / 樂金文化出版》 ,未經授權不得轉載。