減少工時創造成效,8致勝關鍵在這裡!

  • 文/理查‧柯克
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研究人員雷斯禮.波羅(Leslie Perlow)和潔西卡.波特(Jessica Porter)在二○○八年訪談一千名專業人員,包括會計師、律師、投資銀行家、顧問等等,他們發現94%的受訪者每週工作時間超過五十小時,近半數的受訪者每週工作時間超過六十五小時。

圖片來源:[john cowie]/getty images


此外,這些人在辦公室外,平均每週再多花二十至二十五小時處理電子郵件和他們手機上的工作相關訊息。因此,總計他們平均每週工作七十至九十小時。

波羅和波特也在波士頓顧問集團內進行一項對照實驗:規定一些專案團隊的顧問每週有一天及一個晚上完全放下工作,不得使用電子郵件或語音信箱;在此同時,對照組的其他專案團隊則繼續維持原來的作息。五個月後,研究人員請這些顧問及他們的客戶就他們的體驗進行評分,我想,你大概能猜出結果。

那些被迫每週抽出一天及一晚完全放下工作的團隊,不僅工作與生活均衡程度的評分較高,在工作滿意度、學習、個人發展、團隊內坦誠溝通等方面的評分也較高。此外,它們的客戶對它們的服務評價也高於對照組團隊的客戶給予的評價。少即是多,果然沒錯。

不過我認為這項實驗過於溫和,一週也不過放下一天及一晚的工作而已。誰有勇氣試試看強迫團隊每週放下工作兩天兩晚,然後三天三晚,然後四天四晚?讓我們看看,若強迫團隊每週只工作一天及一晚會發生什麼情形吧。

成為創造時間型工作人的八種方法

有八種方法可以使你減少工作時數,同時又達成更好的工作成效,不過在採行這些方法之前,你必須先改變你的心態。把自己想成是一個革命者,是獲得下面重要發現的少數人之一:生活中只有少數要緊的事,但這少數要緊的事影響至大。唯有逆勢而為,以你自己的方式行事,你才能達成重要之事。

你是否決心這麼做?你決心要把全部心力集中聚焦在真正重要的少數事項,忽視其他許多無足輕重的事務嗎?若是,那麼,請看以下八種方法。

1.依照自己想要的方式,將工作的自由度達到最大。

爭取高度的自由處理權(discretion),讓你在公司裡也能夠仿照在工作外合適的方式來使用你的時間。一些職務(甚至是職責與職權高、待遇很好的職務)的自由處理權範圍有限,飛機機師或火車駕駛必須遵守既定路線和詳細的安全指示,巴士車掌或火車查票員的自由處理權也有限,但他們的自由處理權範圍比駕駛大(這也是駕駛的平均壽命較短的原因之一)。80/20法則對飛機機師或火車駕駛幫不了多少忙,但其他不需遵循既定事項清單的工作者可以選擇只做那些成果相對努力程度比率高的活動。

如果你喜歡必須遵循一定工作方式、自行處理權很低的工作,你就不需讀這本書了。但如果你喜歡80/20法則,你應該規劃你的職業生涯,使自己獲得愈來愈多的自由處理權。

很久以前,我在現在被愚蠢地稱為「人力資源部門」工作(拜託,怎麼會取這個名稱啊,每一個人是人,不是資源,我們與資本或材料或點子不同!),有一個理論叫做「決斷時間」(time span of discretion)。這個理論是由加拿大籍心理學家艾略特.賈奎斯(ElliottJaques) 提出, 他是英國塔維斯托克人際關係研究機構(Tavistock Institute of HumanRelations)的創辦人,也是「中年危機」(mid-life crisis)一詞的創造者。

根據「決斷時間理論」,經理人的待遇應該取決於需要歷經多長時間才能證明工作會成功,需要歷經的時間愈長,待遇愈高。(譯註:例如,一年的營收與獲利可以評斷一位中階經理人的工作表現,但執行長推動的一項策略可能得經過三或五年後才能評斷其成效,因此,執行長的待遇比中階經理人高。) 這個理論提出的年代離企業界開始以每季營運績效來評斷高階主管還早得很呢。

賈奎斯的意圖良善,但這理論本身總令我聯想起「肥貓特權」:你逃避責任愈久,搜刮到的油水愈多。不過,他的理論倒是內含一個黃金真理:自由裁決和自由行動權愈大,愈能創造財富與幸福。

自由處理權愈大,你就能愈輕鬆,愈有樂趣,因此,你應該長期持續地追求擴增你的自由處理權,把目標放在每天、每月、每年都擴增一點。快速地做主管要求你做的事,然後把更多時間用於做更有用的事。贏得主管的信任,使他(她)的生活更輕鬆,這樣,他(她)就會視你為可靠的盟友。

這可能需要花些時間。我以前的一位主管側重投入,而非產出,他交給我成堆的資料和文章(我認為它們全都不重要),要求我閱讀後提出分析或評論。不久,我的公文籃滿出來了,接著,地上和辦公櫃架上到處都是這些檔案,我的主管每次看著他交給我的這些資料被忽視,我都能看出他的臉上顯露出責備神情,漸漸地,再加上疑惑不解的神情,好像在說你不知道這些東西多麼有幫助嗎?

我仍然堅定不搖,只做些我認為我的主管該做的事,向他提出幾個讓他在公司主管會議上很有面子的構想與計畫。在這期間我也開始安靜非正式地為我再高一階的主管工作,我不理會公司裡浪費時間的文化,只做能產生有用結果的事。很僥倖地,我成功了。雖然帶點運氣和狡猾,不過你也可以。

多花點時間在辦公室外面,不論是在家裡,或是去拜訪你認識的人,或是去遠處,別讓同事知道你在哪裡,關掉你的隨身通訊器材。離得愈遠愈好,愈讓同事聯絡不到你,你的自由行動與處理權就會愈擴增。

選擇正確的工作也能擴增自由處理權。當一架班機延遲飛抵機場的時候、當地勤人員出狀況,延誤而錯過規定起飛時間的時候、當突然的暴風雪導致機場關閉的時候,飛機機師都很無力,因為他什麼也做不了。他沒法讓乘客滿意,自己也無法準時回家,他只能坐在駕駛艙裡生悶氣。一位機師告訴我,只有在翱翔在空中時發生狀況的可能性最低。

2.每天只選擇一件要務,並優先處理它。

這一點很重要,再怎麼強調都不為過,只要遵守這個基本原則,你的工作成效將會大增。

每週一早上抵達辦公室後,別讀你的電子郵件,別和你的同事聊天,別去參加會議,別做上週五留在辦公桌上的事項,別打電話。安靜地坐下來問自己:「我今天如果能完成哪件工作就已經可以對我這一整個星期的工作績效有所交待了?」如果你想到兩件價值大約相等的工作,那就選擇比較容易、比較快完成的那一件。切記,直到完成這件工作之前,別做其他的事。

這件事可能花五分鐘、一小時或一個早上才可以完成,也有不尋常的情況是需要花一整天時間才能完成。如果需要花超過一天的時間才能完成,那代表你選錯事情,下一次記得選擇具有高影響性,而且能快速完成的事項。

完成這件工作後,放鬆一下,開始跟同事聊天,跟某個朋友共進午餐,去拜訪一位客戶,或是拜訪能夠對你及你的事業提供好意見的某個熟人。然後準時回家。

星期二,重複相同步驟,但降低急迫性的要求,畢竟你已經在前一天完成這週工作了。星期三或星期四一整天都待在公司外,用這兩天的其中一天儘可能快速處理無可避免的行政事務,然後犒賞自己,提早回家。星期五,預先思考下週最重要的工作應該是什麼,再思考長期計畫或你的團隊及公的優先要務。如果還有剩餘時間,想想你可以用一、兩個小時做什麼最重要的事來幫助某個同事完成某個重要的工作,然後去做這件事。

不要編列「待辦事項清單」,因為你每天只有一件事,很容易記得,其實,你根本不需要去記住,因為你正要做這件事,或是即將完成這件事。如果你發現自己正在寫「待辦事項清單」或寫好了,撕掉它,去做「待辦事項清單」中的第一件事。

3.行動之前先思考。

大部分的行動都是不必要的行動,所以你應該刪除它們。培養刻意不行動的藝術,為自己打預防針,避免被同事的忙碌病毒感染。在開始做任何事之前,先思考這件事是不是最重要的20%事項之一,還是那80%的不重要事項之一,如果是那80%的事項,別做。

80/20工作人不應該做那五分之四不重要、以往在做、習慣做的事。冷靜思考和刻意不行動的藝術對企業界而言非常陌生,因此,你必須有意識地努力改變你的行為,這是你必須做的20%事項之一。

4.辨認出促使公司或團隊成功的少數原因。

了解核心事項,也就是對公司或團隊的成功最攸關重要的主要顧客、資源及活動(參見方法一),思考你的團隊可以做些什麼讓這些核心事項動起來。

5.傾聽主要顧客的意見。

設法與那些帶給公司、部門或團隊80%獲利的20%顧客交談(參見方法一),詢問他們目前欠缺、想要的產品或服務是什麼,為他們提供這些產品或服務。

6.使團隊成員都成為80/20工作人。

如果你的職業適用80/20法則,而且你讓團隊成員每週工作五天,那麼,一旦他們變成80/20工作人,你將能看到他們的工作成效也會增加四倍。別小氣,讓他們也獲得你享有的自由度和時間,放他們一馬,給他們一些鬆懈空間,並偶爾利用輔導持續幫助他們(參見方法三),你將會發現他們的表現明顯進步很多。

7.辨認出那些為你帶來80%快樂與成效的20%工作。

增加投入在這些活動的時間,直到它們佔用你大部分工作的時間為止。此外,也辨認出導致你80%的不快樂和成效不佳的20%活動,完全刪除它們。

當你在工作上感到快樂並有成效時,時間就過得很快,你不會意識到時間的流逝;反之,當你在工作不快樂且生產力低落的時候,你就會覺得度日如年。所以,刪除所有使你在工作中心情不好的活動,因為它們會使你的整個生活籠罩在陰影之下(參見方法六)。

8.逐漸縮減工作時數。

一九五○年代,英國海軍歷史學家帕金(C. Northcote Parkinson)提出一個以他的姓取名的理論「帕金森定律」(Parkinson’s Law):工作量會自動擴增到塞滿所有時間。

規定工作時數是專制、不合理的事,朝九晚五是現今的常規,但毫無邏輯或經濟根據,純粹是文化作祟。在工業革命時代的英國,工廠每天工作十五小時,男女老少都一樣,艾希里勳爵(Lord Ashley)提出的「一八四七年工廠法」(Factory Act of 1847)倡議限制女性和孩童每天工作時數最多十小時,一週至多工作六天,但遭到工廠業主反對,他們警告這個法案會導致禍害。

但今天的英國,平均實質所得比一八四七年時高出約二十倍,每小時所得高出約四十倍。當時間變稀少時(工作時數減少時),生產力反而提高,因為工資率提高,創新就成為必要。所以說,不論個人或社會,致富之道是縮減工作時數。我們應該進行一些新實驗,看看縮短工時到底會導致產出提高還是降低。

五十年後,每週工作時間會變成什麼模樣呢?我敢打賭,如果工作時數再縮減,人們一定會更悠閒、更快樂,失業率更低。

訂定你每週想工作幾小時的目標,接著把你目前的工作時數減少五小時,直到達成你訂定的目標。減少工作時數將會迫使你聚焦在最重要的工作。

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