案例
A貿易公司的內勤人員平時都在辦公室處理行政事務,上下班都要打卡,出缺勤紀錄完整;但外勤的業務同事除了每天早上會進公司打卡之外,其他時間都在外面跑,傍晚也不一定會進來公司打下班卡,因此只有上班時間有確實的紀錄,下班時間的紀錄則時有時無。
主管 Jerry 希望能將公司打造為一個員工滿意度高的幸福企業,很少讓勞工加班,對於外勤業務偶爾偷閒也是睜一隻眼閉一隻眼,從寬看待。
沒想到,這樣的管理方式卻在勞檢時被主管機關以「出勤紀錄未依規定應逐日記載勞工出勤情形至分鐘」為由,依法開罰2萬元。為避免違法,Jerry 只好開始要求員工無論如何都要進公司打下班卡,此舉讓外勤的業務同事怨聲載道。
主管主動記錄員工出缺勤,檔案至少保存五年
不少公司將「不用打卡」視為尊重員工自由的表現,但這也成為少數不肖公司掩飾員工超時工作的障眼法。因此,在超時工作的認定上,法律對企業其實相對嚴格,若公司想保護自己就得留下確實的打卡紀錄,以證明公司有遵守工時規定。否則就會像上述案例一樣,一旦勞檢時被發現沒有完整的打卡紀錄,就算公司實際上並沒有違法讓員工超時工作,也會直接被開罰9萬元。
為了避免爭議,主管應該要謹守主動記錄的原則,管理員工的上下班時間,並且在工作規則中訂下明確的打卡及加班規則,例如規定「勞工有加班之需要者,應於加班前填寫加班申請單,並經核准後,始得加班且依規定發給加班費」,如此一來,若有員工未經主管同意私自加班或過了正常下班時間還留在公司,公司才有理可據。
至於什麼才是符合規定的出勤紀錄?根據法律規定,員工每天的正常工作時間不能超過8小時,每週不能超過40小時,而且每工作4小時,至少要有30分鐘以上的休息時間。如果以最常見的「朝九晚六」,即早上9點上班,晚上6點下班為例,中間午休的一個小時,其實就是兩個30分鐘的休息時間相加,公司必須要求員工在上、下班時打卡,更謹慎一點,最好可以在勞動契約及工作規則內約定午休的具體起迄時點,避免出現超時工作的爭議。重點是這些出勤紀錄不僅要以「分鐘」計算,且檔案必須保存至少5年。
遠端打卡並不等於責任制,一天正常工作上限8小時
要特別注意的是,雇主的主管永遠「有義務」要「主動記錄」員工的工作時 間,並注意員工的出勤紀錄有無異常。因為法律在工時的認定上認為是資方的責任,員工若未能或不便確實打下班卡,主管就必須發揮管理功能,主動記錄。
但如果員工因為常需要出外勤,很難判定他實際的工作時間;或是因為出差或其他原因,無法打卡記錄上下班時間,又該怎麼辦?
若不想要這麼麻煩,最省事的方式就是事先約定好一套外勤、出差的打卡規則,並且記錄在工作規則之中。例如,「凡是出差員工須先以網路申請出差,其中每日的上班時間以正常上下班時間計算,若有需要加班,必須第一時間告知主管並徵得其同意,加班結束後也須回報。」
另外,雖然政府要求每間公司都要留存員工每天的上下班紀錄,不過考慮到許多職務特性並非在固定場所工作,因此新增了一套「勞工在事業場所外工作時間指導原則」,不過可別誤會,遠端打卡並不等於「責任制」,公司仍然必須遵守一天正常工作8小時的上限,只是放寬了打卡的地點及方式,讓公司可以跟員工約定透過GPS紀錄、行車紀錄器、手機打卡、網路回報、對話紀錄、客戶簽單等方式,替代傳統的打卡紀錄。
主管下班後發用line和mail要求員工工作,員工有權利拒絕
最後給個小提醒,很多主管喜歡在下班後用通訊軟體如 Line、臉書Messenger 交代工作,但主管若在下班時間用通訊軟體、電話或其他方式要求員工工作,員工有權利可以拒絕,或是以此為訊息作為證據,自行記錄加班時間,這些下班後才交付的工作一樣得計算工時、加倍支付加班費。
所以,如果不是太重要的事,不妨就留到上班日再交代,以免壞了員工下班後的放鬆心情,也導致公司要負擔額外的加班費用。
※本文內容授權自 《【懂一點法律勞資不對立,管理不犯錯】書籍 / 天下雜誌出版》 ,未經授權不得轉載。
了解勞資法律規範真的一點都不難!擁有20年專業經驗的勞動法規專家陳業鑫律師最新作品《懂一點法律勞資不對立,管理不犯錯》,超白話從聘僱、管理工時、調動、資遣全方位解說勞動法規及處理辦法,20個勞資地雷X 40種應對流程與話術範例,讓經理人調度人事不擔心,上班族明白權益不吃虧。
在勞資法規愈來愈嚴格,企業動輒觸法,管理員工的第一線經理人可能一開口就觸法,還不知道自己錯在哪裡。而上班族也經常弄不清楚法規,搞得與公司關係緊張,或讓自己的權益白白受損。了解勞資法律規範真的有這麼難嗎?其實只要有基本的法律意識,就不會犯錯。陳業鑫律師是台灣唯一同時具有勞資雙方代表及主管機關、上市公司董事經歷的律師,在勞動法規領域有20年的經驗。他用大量的實務案例,說明勞動法規中人權與職權的分界,釐清歧視與平等,列舉最常見的勞資爭議問題,從招募、獎懲到離職,每一關都加強和諧的勞資關係,預防勞資爭議風險。
讀者提問: 如果員工有出國旅遊史,雇主為了避免COVID-19疫情,可否要求員工隔離超出政府目前要求的隔離14天日數,例如21天?如果可以的話,那麼雇主比較好的做法、給薪的政策是什麼?
因應2019新型冠狀病毒(武漢肺炎)疫情,今年寒假高中以下學校延後2週開學,在2020年2月11日~2月24日這段時間,12歲以下學童的家長可以請防疫照顧假,下面針對提問來說明。
〔即時新聞/綜合報導〕公務人員向來被視為「鐵飯碗」,也是不少人求職的首選職業,一位歷史系畢業的公務員近日發現,大學同學有一半以上畢業後,選擇保全、麥當勞、超商等服務業,忍不住感嘆,「公職是文組翻身的唯
〔記者蔡淑媛/台中報導〕徵才月薪4萬小心有貓膩!有民眾反映看到餐廳刊登徵才廣告,外場工作人員職缺標示「薪資面議」,但詢問後發現要加上加班費後才會超過4萬元,但經常性月薪資根本不到4萬元,勞工局提醒,雇
莊文仁/核稿編輯 〔即時新聞/綜合報導〕許多民眾因為雙北高房價難以買房,加上租屋又不一定找到適合的物件,所以選擇住在外縣市,再拉長通勤時間。對此,一名網友指出,台北
陳麗珠/核稿編輯〔財經頻道/綜合報導〕全球勞工平均退休年齡落在65歲左右,然而隨著人們平均壽命拉長,想在60多歲退休的想法,似乎愈來愈不切實際,一些金融相關的專家也同
劉晉仁/核稿編輯
〔即時新聞/綜合報導〕面試是求職過程中非常重要的一環,通過面試可以展示自己的能力、經驗和適應能力。近日,有一名網友認為,倘若面試官問你之前在哪工作
〔記者李靚慧/台北報導〕2023年「新制勞退基金」的分紅金額創新高,不少勞工昨(4)日查閱自身帳戶,發現個人帳戶金額暴增,不但填補了前1年的虧損還「倒賺逾倍」,甚至有近幾年退休的勞工,去年1年分紅高達
數位防詐軟體 Whoscall,母公司Gogolook(走著瞧)聯手刑事局於今(3/4)發佈《2023 Whoscall年度報告》,透過第一手數據觀察分析通訊趨勢與詐騙樣態,盤點出台灣民眾在電話、簡訊
〔健康頻道/綜合報導〕為什麼都說第一印象很重要?台北同伴心理諮商所所長余佳容在臉書專頁「情緒覺察筆記 余佳容心理師 情感關係 禪繞課程 台北心理諮商 陪伴心理體系」貼文分析,因為所謂的「月暈效應」,容