首頁 > 好文上架 > 職能提升

工作總是做不完？快學這招立馬搞定！

2017-12-29
文／卡內基訓練

3人喜歡

圖片來源：[Paul Bradbury]／Getty Images

面對眼前堆積如山的工作，辦公桌上總是放滿成堆文件與資料，像是在提醒你還有一堆事等著你處理，這時，你的內心怎麼可能不煩躁？別懷疑，卡內基訓練教你超高效率處理法，讓你工作迎刃而解、立馬搞定！

工作良習第1項：除了正在辦理的事務，桌上不放其他文件。

西北鐵路公司總裁威廉士 (Roland L. Williams) 曾經說過：「桌上清爽的人，會比堆滿各式各樣文件的人，更能有效輕鬆的工作。我稱之為『好家管』，這是邁向效率的第一步。」

如果你有機會去華盛頓的國會圖書館，會看到天花板上漆著7個字，這些字出自詩人波普 (Pope)：「天堂第一律—次序。」

次序更應該是企業的第一律。真是如此？那倒未必，一般人的辦公桌上堆放著幾個禮拜都沒看過的紙張。有一次紐奧良報的發行人告訴我，他秘書整理他的某一張書桌時，發現了一部失蹤兩年的打字機。

光是看到桌上一堆未回的信件、未完成的報告及備忘錄等，就足以令人緊張煩惱。比那更慘的是，它不斷的提醒你「還有一堆事要做，可又沒時間」的感覺。不但令人煩惱疲倦，還會讓人煩出高血壓、心臟病及胃潰瘍來。

賓州大學醫學院教授史塔克 (Dr. John H. Stokes) 向全美醫學會宣讀過一篇論文，標題是「神經官能症類似多官能疾病」。在論文中史塔克醫生提到，「患者的心理狀態」下有十一種情形，他所談的第一種情況就是：「絕對必須與義務的感覺，沒完沒了的一堆待辦事項。」

這種「無止盡的，做不完又必須做的事」的感覺，又怎麼可能藉著清理辦公桌就能避免呢？著名的心理學家山德勒醫師 (Dr. William L. Sadler) 就有過一位病人，因為運用這種簡單的方法，免除了神經崩潰的災難。這位病人是芝加哥一家大工廠的高級主管。他去找山德勒醫師時，正處於緊張擔憂的狀態，他知道自己情況不佳，但又不能辭職不幹，只有前來求助。

山德勒醫師說：「當他敍述他的狀況時，我的電話響了，是醫院打來的，我未加拖延就當場作出決定。我總是盡可能的當場解決問題。才一放下電話，就又有電話進來，又是一樁緊急事件，我花了點時間討論。第三次打斷我們的談話，是我同事進來請教有關另一位病人的意見。我處理完後，回過頭來向我的病人道歉讓他久等。可是他整個人的表情都變了，他變得豁然開朗的樣子。」

「那位病人對山德勒說：『不用道歉，醫生！前面這十分鐘，已讓我看清自己的問題在那裡。我回到辦公室就要重新調整我的工作習慣……不過在我走前，能不能讓我看一看你的辦公桌裡面？』」

山德勒打開辦公桌的抽屜，全是空的—除了一些文具用品。病人又問他：「告訴我，你把未完成的東西擺在哪？」

山德勒的回答是：「辦完它！」

「還有，沒回的信件放哪？」

「也都回過了！」山德勒說：「我的原則是沒有回的信不放在桌上，我立刻把回信唸給秘書去打字。」

過了六個禮拜，這位病人請山德勒拜訪他的辦公室。他不一樣了—他的辦公桌也不同了。他打開抽屜，裡面沒有一件未辦的事。「六個禮拜前，我在兩個辦公室裡有三張辦公桌—到處堆滿東西，我永遠也弄不完。跟你談過話後，我回來清除了一堆舊報告及紙張。現在我只用一張辦公桌，事情一來我就處理，再也沒有堆積如山的公文讓我緊張煩燥不安。最令我驚奇的是我完全恢復健康，一點毛病也沒有。」

美國最高法院院長查爾斯‧休斯 (Charles Evans Hughes) 曾經說過：「沒有人會因為工作過量而累死，卻有人因放蕩及憂慮而亡。」無目的的消耗自己的精力，以及憂慮看來永遠不能完成的工作，確實是為害最烈的。

工作良習第2項：事分輕重，由重要的事開始做。

美國一家大公司都市服務公司 (Cities Service Company) 的創始人竇何第 (Henry L. Doherty) 說，有兩種最罕見的能力，是他願付任何薪資聘僱的。

這兩項無價之寶是：第1，思考的能力，第2，會先作真正重要的事。

盧克曼 (Charles Luckman) 在十二年內由一個初出茅廬的小伙子，一路爬升到一家大公司派索登 (Pepsodent) 公司的總裁，當時年薪十萬美元，另外還獲利百萬美元。盧克曼把他的成功歸因於竇何第要出高價的兩項工作能力。盧克曼說：「從有記憶起，我就每天早上五點起床，因為那個時間是我最能清靜思考的時間，我用它來計劃當天的事，並依重要性排列事務的順序。」

全美頂尖保險業務員貝特格 (Frank Bettger)，不等到當天早上五點才作計畫，他前一晚就計劃好了—自己訂立一個目標—一個銷售保險額的目標。如果當天未達目標，就加到第二天，以此類推。

經驗告訴我，永遠按事情的輕重辦事並不容易。不過訂出計畫，先作計畫上的第一件事，絕對比隨心所欲要有效得多。

如果蕭伯納不是嚴守這個紀律，他終其一生也不過是位銀行出納員，絕不能完成寫作的大業。他的計畫是一天要寫作五頁。在極度的窮困下，他還是緊守這個目標，每天完成五頁，時間長達九年，九年中他的總收入不過是三十元—平均一天只有一便士的進賬。即使是「魯濱遜漂流記」的主角魯濱遜在荒島上，還把每小時該做的事，做個時程表呢！

※本文由網站「卡內基訓練」http://www.carnegie.com.tw/授權報導，未經同意禁止轉載。