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寫完企劃書後,記得做到「這一步」,才能擺脫被老闆退件的命運

  • 2021-8-11
  • 文/樂金文化
  • 圖/圖取自freepik

西餐主廚在煎好牛排、送到客人的餐桌前,會經過一道為時數分的「靜置」流程。這是一種類似燜肉的作法,讓熱氣稍微消散,方便食用。而企劃書寫作中,類似這樣的最後流程則稱為「冷卻期」。
熱騰騰的企劃書才剛從數位世界(電腦檔案)來到現實世界,它還沒來得及適應世界,也不夠完整,如果就這樣直接交上去,未免太危險了!因此,寫完企劃書後,千萬別忘了利用十項清單檢視一遍,讓企劃書更完美。


1. 有沒有考慮守門員(第一個簽核者)?
  

企劃書通常有兩種簽核者。二級主管和一級主管。通常二級主管是你的主管,也是實務負責人;一級主管是高層,也是整個事業部門的負責人。員工會煩惱的原因,多是:「評估企劃書的兩位主管意見不同時,我要怎麼辦?」
我建議:企劃案說服的重點,30%在主管,另外 70%則是在實際握有簽核權的高層。企劃書要盡量配合高層的喜好撰寫,至於主管,還可以用對話彌補不足的部分。說到底,主管也是要拿著你的企劃書去找高層。


2. 老闆對這個案子了解多少?是否有持續參與?
  

寫企劃書時,最好能依據高層對專案企劃的參與度和知識水準,來決定企劃書結構。這裡所說的「參與度」指的是—「是否經常關心並介入」。如果高層對專案企劃也非常了解,那就要減少企劃書的分量,只寫重點內容;如果高層不了解,那也不要增加企劃書的分量,而是要準備更仔細的附件資料。


3. 透過此份企劃書要獲得的決議重點,是否充分說明?
  

企劃書最終就是為了獲得高層的決議。因此,要讓高層盡快簽字同意,你必須掌握和專案企劃相關的核心數據和明確的依據。如果有問題,你要告訴他是多大的問題、需要投資多少的費用、計算的根據是什麼、什麼東西會如何改變等,這些都要盡可能用數字表現出來。因為沒有哪個高層會憑著感覺或是主觀意見行動。


4. 整體內容是否有一貫性?是否達到宏觀及微觀的平衡點?
  

MECE 是企劃書的基礎,企劃書中要評估的要素,需要充分站在宏觀視角,也要站在微觀視角。企劃書中的「5W3H」要素之一的「狀況敘述」是否充分說明了?「3C」要素之一的「宏觀市場狀況」是否評估過了?「4P」要素之一的「現場執行」是否有全面考量了?「5F + 1」的危險因素是否確認過了?總的來說,就是要最終檢視在企劃書模式上的十二個方格,是否都填上足夠的訊息。


5. 是否將必要的內容放前面,其他放在附件?
  

「這是高層一定要知道的嗎?」、「現在弄明白,才不會導致邏輯崩壞嗎?」如果這兩個問題,你沒辦法爽快回答出「Yes」,那就放到附件去吧!如果身為基層員工的你,都不確定資訊是不是重要,那對高層就是真的不重要。不要猶豫不決,直接大膽刪掉吧!


6. 邏輯和脈絡是否流暢?
  

利用「Why - What - How」三階段的連接邏輯,讓所有頁面彼此自然的連結起來。前一頁所說的「策略」,在後一頁要敘述「戰術」;前一頁所說的「問題」,在後一頁要敘述「解決」;前一頁所說的「方向」,在後一頁要敘述「執行」。並且企劃書裡的所有結構內容,也要像向日葵望著太陽一般,望向主要訊息,讓整頁內容的資訊形成一個聯合體系。


7. 讀完這份企劃書後,會出現哪些疑問?
  

能夠一道一道解決提問的企劃書是最棒的。試著想像檢視企劃書的高層,就好像參加冒險類型的模擬競賽一樣,一關一關破解任務,最終獲得一把能解決問題,最關鍵、又合理的「確信」鑰匙。這就是最好的說服。高層在看企劃書的過程中,或是看完企劃書後,卻依舊有問題想提問,那就表示你的企劃書尚未完成。千萬別忘了,能夠慢慢按照順序,替握有裁決權者解決他的疑問,就是企劃書的最高境界。


8. 句子讀起來是否輕鬆?
  

句子愈短愈好。企劃書可以說是短句的組合,一行優秀,兩行普通,三行差勁。句子短的話,不用解釋,就能很快讀過去。句子會變長,通常是因為加了不必要的形容詞和副詞。所以我們要將這些雜質去掉,確認是否一行只帶有一個訊息。另外,句子裡若有不自然的現場專業用語、縮寫和英文,也會造成閱讀者不容易讀,最好通通去掉。


9. 圖形、圖表、表格是否運用適當?是否經過編輯後,提高了可讀性?
  

圖形和圖表不是萬能。無意義的圖形和圖表絕對不會受到歡迎,因為它們可能反倒混淆了訊息的本質。若能用單純的句子或幾項數值呈現,卻過度使用圖形和圖表,反倒變成畫蛇添足。
另外,套用一些強調訊息位階和關係的編輯手法,確認訊息之間的前後關係、同質性等部分,是否讓人一目了然也很重要。企劃書並不是給自己看,高層要能夠輕鬆看懂才是重點。


10. 有無錯字?數字計算是否正確?
  

這是基本中的基本,要小心再小心的確認。沒有錯字同時也是誠意的象徵。當企劃書反覆出現錯字,信賴度就瓦解了。
表面上看到的幾個錯別字,其實象徵了內裡的錯誤和邏輯的缺乏。可能你不覺得怎麼樣,但或許握有裁決權的高層,會覺得非常嚴重。尤其數值計算更是要反覆確認到最後一刻,因為數據錯誤,絕對會讓你百口莫辯。


好的企劃書不是一蹴可幾。在老闆替你畫紅字之前,自己先畫一遍再修改吧!這樣在公司才會好過一些。


※本文內容授權自
【老闆說我的企劃是垃圾:企劃救星!韓國三星集團都在用,5步驟明確流程打造神提案】
書籍 / 樂金文化出版 ,未經授權不得轉載。

圖片來源:freepik ,CC Licensed

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 「這是什麼垃圾,你拿回去重寫!」
我們總想要按照好範本、好模式,做出令人激賞的企劃,卻一次次被老闆丟進垃圾桶。這是為什麼呢?我不是都照做了嗎?到底問題在哪裡?
原因就在於,「企劃書並不是給自己看的,老闆或上司能夠輕鬆看懂,才是重點。」

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