或許有些人會認為「反正最後趕得出來就行了」。
但這種最後衝刺型的做法隱含著許多風險。
例如你可能會遇到以下這些狀況:
趕在期限前完成的企劃書不符合上司所要求的方向,只好熬夜重做。
平常固定合作的設計師,不僅成果品質佳且只要兩個工作天就能完成工作。但是你一聯絡之下,才發現該設計師正在放長假。你無計可施,只好趕緊把工作委託給另一名從網路上找來的設計師。沒想到該設計師需要的工作天數比較長,最後沒能趕在客戶交代的期限內完成,而且設計出來的品質還不怎麼樣。
原本兩星期前預約就可以的飯店,竟然客滿了。而且因為當地剛好要舉辦一場學術研討會的關係,附近的飯店也都處於客滿的狀態。你迫於無奈,只好改訂比較遠的飯店,給不少人添了麻煩。
但如果早點開始處理,這些情況大多可以避免。就算真的出了什麼意外,也還來得及想出更好的因應對策。換句話說,「起步衝刺」能夠有效減少工作量。
工作總是等到最後才完成的人,大多帶有以下三種特質。
1. 覺得臨時抱佛腳能夠帶來快感這種人就是喜歡臨時抱佛腳。情況愈危急,心情愈亢奮。
像這樣的人,大多是在當學生的時候感受到了熬夜讀書衝刺的快感。因此他喜歡在工作最後期限的一星期前開始奮戰,每天只睡三小時,在最後關頭將工作完成。
換句話說,不到最後關頭,他們是不會採取行動的。
2. 對工作內容只有大方向的概念這種人對工作往往只抱持著大方向的概念,例如「製作要向 B 公司提案的企劃書」,或是「準備講座資料」等。由於範圍太大,容易提不起勁。
但如果把「製作 B 公司的企劃書」這件工作切割成「思考客戶在意的是什麼,寫出企劃書的核心概念」、「寫出企劃書的梗概」、「想好目次」、「訂定行程計畫」等等細節,每個細節看起來都不是什麼太困難的事情(像這樣把巨大的任務進行切割之後一一消化,在心理學上稱作「下切法」<chunk down>)。
可惜這種人往往不懂得將工作進行切割,因為範圍太大,一時之間不知該如何下手,這時就會產生「這工作有點棘手,不如先從較緊急、期限較短的工作開始處理吧」的念頭。
然而遭到擱置的那件工作,卻會成為心中的疙瘩。內心深處一直想著「那件工作還沒做」,沒有辦法集中精神,最後導致先處理的工作也沒有辦法做好,或是拖長了完成的時間。
3. 把希望寄託在未來的自己身上習慣擱置工作的人,經常會把「晚點再來處理」這種話掛在嘴邊。
「晚點再來處理」這句話,隱含著「晚點我就會知道該怎麼做了」或是「過一陣子我就會想出辦法」之類的期盼。
但其實把工作延到以後再做,最後只會面臨另一個狀況幾乎完全沒有改變的「現在」而已。
大多數的人都會認為未來的處境會比現在好,未來的自己會比現在的自己更有能力,可惜那只是一種錯覺。
阻撓工作進展的重要因素之一,就是「不肯付諸行動」。
複雜或是費時的工作,通常只要願意動手處理,就已經算是完成了一半。
把工作留到以後再做,不可能為你帶來任何好處。
如果你願意花費精力在最後衝刺上,為什麼不早一點花費相同的精力,在起步後馬上開始衝刺?這麼做不僅更能集中精神,而且需要花在工作上的時間也比較短。
把龐大的工作切割成許多細節,訂定完成計畫表,掌握整體的進度,將細節一件件消化掉,才是正確的策略。
一接到工作,請你立刻加以切割並動手處理,千萬不要猶豫。
高產出訣竅 為了實現起步後衝刺,請先將工作切割成細節。
※本文內容授權自 《【最強工作習慣:高產出的人做的事跟你不一樣 】書籍 / 樂金文化出版》 ,未經授權不得轉載。
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無論你是高階主管、企業家、自由工作者、全職父母,或是大學生,這都是很重要的習慣。這是各行各業成功人士完成工作的方式。
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