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大件工作讓你想拖延?高產出的人都用這招解決

  • 2020-10-6
  • 文/吉田幸弘
  • 圖/rawpixel.com

製作提案書或企劃書這類需要發揮創造力的工作,或是構思新進人員的招募計畫這類需要花長時間處理的工作,很容易遭到暫時擱置。等到工作期限逼近了,才開始手忙腳亂的趕緊處理。說穿了,就是不到火燒眉毛就不做,等到沒時間了才咬緊牙關硬把東西擠出來。習慣這種做事方式的人,就是「最後衝刺型」的人。

或許有些人會認為「反正最後趕得出來就行了」。

但這種最後衝刺型的做法隱含著許多風險。

例如你可能會遇到以下這些狀況:

趕在期限前完成的企劃書不符合上司所要求的方向,只好熬夜重做。

平常固定合作的設計師,不僅成果品質佳且只要兩個工作天就能完成工作。但是你一聯絡之下,才發現該設計師正在放長假。你無計可施,只好趕緊把工作委託給另一名從網路上找來的設計師。沒想到該設計師需要的工作天數比較長,最後沒能趕在客戶交代的期限內完成,而且設計出來的品質還不怎麼樣。

原本兩星期前預約就可以的飯店,竟然客滿了。而且因為當地剛好要舉辦一場學術研討會的關係,附近的飯店也都處於客滿的狀態。你迫於無奈,只好改訂比較遠的飯店,給不少人添了麻煩。

但如果早點開始處理,這些情況大多可以避免。就算真的出了什麼意外,也還來得及想出更好的因應對策。換句話說,「起步衝刺」能夠有效減少工作量。

工作總是等到最後才完成的人,大多帶有以下三種特質。

1. 覺得臨時抱佛腳能夠帶來快感

這種人就是喜歡臨時抱佛腳。情況愈危急,心情愈亢奮。

像這樣的人,大多是在當學生的時候感受到了熬夜讀書衝刺的快感。因此他喜歡在工作最後期限的一星期前開始奮戰,每天只睡三小時,在最後關頭將工作完成。

換句話說,不到最後關頭,他們是不會採取行動的。

2. 對工作內容只有大方向的概念

這種人對工作往往只抱持著大方向的概念,例如「製作要向 B 公司提案的企劃書」,或是「準備講座資料」等。由於範圍太大,容易提不起勁。

但如果把「製作 B 公司的企劃書」這件工作切割成「思考客戶在意的是什麼,寫出企劃書的核心概念」、「寫出企劃書的梗概」、「想好目次」、「訂定行程計畫」等等細節,每個細節看起來都不是什麼太困難的事情(像這樣把巨大的任務進行切割之後一一消化,在心理學上稱作「下切法」<chunk down>)。

可惜這種人往往不懂得將工作進行切割,因為範圍太大,一時之間不知該如何下手,這時就會產生「這工作有點棘手,不如先從較緊急、期限較短的工作開始處理吧」的念頭。

然而遭到擱置的那件工作,卻會成為心中的疙瘩。內心深處一直想著「那件工作還沒做」,沒有辦法集中精神,最後導致先處理的工作也沒有辦法做好,或是拖長了完成的時間。

3. 把希望寄託在未來的自己身上

習慣擱置工作的人,經常會把「晚點再來處理」這種話掛在嘴邊。

「晚點再來處理」這句話,隱含著「晚點我就會知道該怎麼做了」或是「過一陣子我就會想出辦法」之類的期盼。

但其實把工作延到以後再做,最後只會面臨另一個狀況幾乎完全沒有改變的「現在」而已。

大多數的人都會認為未來的處境會比現在好,未來的自己會比現在的自己更有能力,可惜那只是一種錯覺。

阻撓工作進展的重要因素之一,就是「不肯付諸行動」。

複雜或是費時的工作,通常只要願意動手處理,就已經算是完成了一半。

把工作留到以後再做,不可能為你帶來任何好處。

如果你願意花費精力在最後衝刺上,為什麼不早一點花費相同的精力,在起步後馬上開始衝刺?這麼做不僅更能集中精神,而且需要花在工作上的時間也比較短。

把龐大的工作切割成許多細節,訂定完成計畫表,掌握整體的進度,將細節一件件消化掉,才是正確的策略。

一接到工作,請你立刻加以切割並動手處理,千萬不要猶豫。

高產出訣竅 為了實現起步後衝刺,請先將工作切割成細節。

 

 

圖片來源: 圖片作者:rawpixel.com,連結:freepik ,CC Licensed

※本文內容授權自 《【最強工作習慣:高產出的人做的事跟你不一樣 】書籍 / 樂金文化出版》 ,未經授權不得轉載。

最強工作習慣:高產出的人做的事跟你不一樣

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