絕不添加「附加檔案」
以前在麥肯錫時，我的通信對象都是日理萬機的大老闆，他們一天收到的郵件量是用幾百封在算的，而且幾乎都是在飛機上或車上瀏覽，沒有時間在電腦桌前細讀，所以我必須讓他們在幾秒鐘內就看懂聯絡內容。
如果你的寄信對象和他們一樣忙碌，請不要添加附加檔案。
如果對方都那麼忙了，又怎麼有時間點開附加檔案呢？最好是將重點寫在內文中，內文力求簡潔。說得具體一些，就是將文長控制在讓對方不用向下捲動網頁的程度。
信件標題也要一目瞭然，像是「要拜託您某某一事」、「請您決定某某一事」，讓人一看就大概知道是什麼內容。如果是「有事拜託您」、「有事向您報告」這種無法推知內容的標題，一不小心就成了漏網之魚。
工作能力高低，看電子郵件就知道！
內文正題應用條列式書寫。
「今天要和您確認以下五件事。１﹒ ２﹒ ３﹒ ４﹒ ５﹒」──這樣的書寫方式較有助掌握要點，如果用流水帳的方式全寫在一起，只會徒增信件長度，對方也容易「過目就忘」。建議可將欲傳達的內容一條一條清楚列出，最後再用「敬祝安康」簡單收尾。
職場菁英的來信無一不是簡單明瞭，想必那些信件都是他們經過大腦整理出的產物。看一個人的電子郵件，就能知道他的工作能力高低喔！
※本文內容授權自《皇冠出版》，未經授權不得轉載。
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