Email被已讀不回好煩惱？快檢查這4細節

• 2018-9-11
• 文／SmartM/陳建銘
• 圖／CollegeDegrees360

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在Email溝通頻繁的時代，訊息越簡潔有力越能被看見。尤其當你傳Email的對象是大忙人時，一旦訊息含糊不清，注定會被忽略。

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如何寫出讓人一目了然的Email？哥倫比亞商學院教授Mattan Griffel分享４個實用的寫作技巧。

1.保持精簡原則，3行以內最好

如果收到少於2或3個句子的電子郵件，那麼它就更容易閱讀，願意更快回覆。而如果電子郵件內容超過一段或兩段，人們通常會推遲閱讀，並且可能需要更長時間才會決定回覆。

寫電子郵件並不是在個人部落格創作，段落太長會使得閱讀不易。尤其是行動載具盛行，在電腦看也許是一行字，在手機上可能就有三行之多。保持精簡，將大塊文章分段成簡短句字描述，會更吸引人回覆。

2.直接提出訴求，前因後果不必贅述太多

只需要提出要求，不必解釋原因。為什麼會這樣？因為寄件人通常希望提供更多資訊以供收信人理解，然而對於收信人而言，了解問題、解決問題才是最重要的，至於原因背景反倒不是優先考慮的因素。

以下提供中文書信示範：

【一般版本】

林小姐您好：

我是某某某⋯⋯（自我介紹）

關於上次會議提到，⋯⋯（我的問題）

這件事，您部門⋯⋯（為何與您相關）

謝謝您的協助，希望一切都順利（溫暖結語）

陳XX

實際上，這封信完全可以簡化成3句話，只要乾淨利落的提出要求，前置敘述省略即可。

【簡化版本】

林小姐您好：

上次會議ＸＸ專案，兩種方式，貴公司是否能於本週內決議⋯⋯。（我的問題）

陳XX

3.給出明確選項，減少模糊空間

有了明確要求之後，通常收信人會樂於回覆。然而來信究竟希望收信人做什麼？提供寄件人某個問題的解答嗎？或是希望幫忙轉介紹某位主管？若能根據收信人的情況提供合適的選項，將會對收信人積極回覆很有幫助。

另外，最好考量到收信人的回覆時間。如果花了30 秒寄信，卻需要花30分鐘回覆，那收信人很有可能置之不理。根據事情大小可以提供這三種選項：

直接回覆：簡短回答意願或意見。

電話聯繫：回答某個具體問題，約莫可以在3分鐘內結束。

見面聯絡：視訊或見面約訪，通常涉及某些重要問題。

4.展現價值，為什麼要回應你？

這很嚴肅，也很殘酷。既然世界上沒有無緣無故的愛與善意，那麼收信人對於寄件人的要求就沒有義務一定要讓寄件人滿意。

寄件人必須展現「價值」。這可能取決於熱忱、興趣、經驗等，讓收信人願意結下善緣。而且一旦寄件人獲得建議卻不予採用，那對於收信人來說就是浪費了他的人生，因此收信人也會傾向幫助能夠建立緊密關係的人。寄件人寄出信之前，務必要仔細考慮，這封信是否有效串連彼此關係？如果不是，就讓它留在草稿匣吧。

※本文出自《SmartM人才培訓網》，粉絲團為《SmartM人才培訓網Facebook》

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