寄E-mail對方都不理？5個技巧讓他快速回應

• 2016-10-20
• 文／SmartM/林惠荃
• 圖／abarndweller

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電子郵件仍是現在工作聯繫的正式管道之一，但不像電話、即時通訊能立即知道對方的想法、回覆，寄出mail後如何跟進，讓對方盡速給予回應？

掌握電郵回覆狀況、追蹤進度，也是工作控管的一部分。不管信件的目的是活動邀約或合約確認、新客戶開發，對方的回覆都攸關你的下一步。而第一封信寄出後，何時再聯繫比較好？彷彿被對方忽略的第一封信，再來一次要如何技巧性的獲取對方重視？fast company網站作者，整理了以下五個技巧。

一、調整心態：不要害羞、猶豫

有些人在寄出跟進郵件的時候會相當猶豫，因為害怕打擾到對方，或甚至讓對方產生反感，但其實情況通常恰好相反。比起將這種堅持視為一件惱人的事情，許多專業人士反而會認為這是一種主動與熱情的表現，這也代表你確實在乎這件事情。不過專家也提醒，太多的追蹤郵件也不討喜，一封至兩封，且在中間加上適當的間隔時間會是比較恰當。

二、挑選時間：避開信件尖峰期

在每一天，又或者是一週當中，總有一些特定時間，像是週一早上是需要處理大量信件的時候，從另一個角度看，這也是一般人比較無法專注在工作上的時間。因此，若你非常渴望能得到收件人的回應，盡可能地挑選好的時機，以讓你的信件可以更容易地獲得注意力。挑選離峰時間、正常的工作時間外寄出郵件是一個可以試試的技巧，例如在一天中極早或者是極晚的時候。

三、修改主旨：簡單重述你的請求

寄出第二封信追蹤進度時，千萬別只是轉發原本的郵件，或只加上一、兩句話詢問對方是否有注意到郵件，因為當對方沒有馬上回覆你的郵件，同樣的內容再寄一次，可能也不會有更好的結果。

建議進一步在原本的郵件開頭增加新的訊息，以更清楚、簡單的幾句話重述你的請求，讓收件人不需看完整封信，就能明白你的目的。

四、加強誘因：拋出新的訊息

當收件人沒有閱讀或回覆你所寄出去的郵件，有可能是因為你的郵件不夠引人注目，因此，當你寄出追蹤郵件，也可以考慮在內容中增加一些嶄新的看法，或者是之前沒有提及的計畫的優點，去說明為何你的提議具有價值。這樣一來提供的就不再只是一個單純的提醒，而是包含著更新過的，不一樣的資訊，利用這樣的方式去展現你對於這項請求的熱切，並讓對方更願意去考慮你的提議。

五、維持禮貌：表現體恤與風度

除非對象是你的部屬、下游廠商，否則其實沒有人有絕對義務隨時回應其他人寄出的電子郵件，但這並不代表你不應該寄出追蹤郵件，而要自我提醒寄出郵件時，應該更加地有禮，並更加深思熟慮。為了表示禮貌，可以運用一些句子加入信件開頭，例如：「我知道您最近相當忙碌，但我想知道你是否願意考慮我的建議⋯⋯」等類似的語句。

除此之外，如果在每次寄出追蹤郵件前，都能在心中先提醒自己對方可能每天都有相當多的事情需要回覆，而你的請求只是其中的小小一項，如此一來，在心態上對於寄出追蹤郵件時也能夠有很大的幫助。

※本文出自《SmartM人才培訓網》，粉絲團為《SmartM人才培訓網Facebook》

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