圖片來源: One Laptop per Child,CC Licensed
這些錯誤如果沒有及時被發現和修正,可能會影響到雙方接下來的溝通,對方對你的印象也會有所惡化。 The Muse 提出了四大常見卻容易被忽略的錯誤,讓讀者可以持續審視自己書寫的內容並持續精進。
1.搶快:過度追求秒回,卻欠缺縝密思考
職場中有些人會認為越快回覆email越是負責任的態度,但過度崇尚速率而欠缺縝密思考的回信,不但無法讓溝通循序漸進的往下,有時也會讓對方感覺到咄咄逼人。要謹記:重要的不是回信速度快或慢,而是回信的內容是否得宜。
如果收到信件的當下無法給予高品質、有意義的回覆,不如考慮先回覆一則短訊,說明自己已經收到信件,並且會在稍晚給予完整的答覆。這個方式可以消除須盡速回覆信件的壓力感,也可以給自己充足的時間思考如何回覆這封郵件。
2.失禮:自以為幽默,忽略對方是否能接受
在冷冰冰的郵件中,多數人不喜歡互動過於生硬,而會加入些許幽默話語做點綴。然而,收信者可不見得欣賞這樣的幽默感,要記得電子郵件中無法加上語調或肢體動作來為你的幽默找臺階下。
適當展露幽默感固然是維持關係的好方式,但關鍵是必須先了解收信人是否能夠接受與欣賞;如果你對於這個前提抱持著疑問,除去那些不必要的幽默感吧!維持安全穩當的對談,肯定比冒犯對方後道歉來得妥當!
3.冗長:想用email取代開會,反而太長難消化
會議中的肅殺氣氛總是讓人敬而遠之,使得有些人會試圖在電子郵件中解決所有會議中處理的議題,而這往往就寫出一封讓人眼花撩亂的落落長郵件。不妨換個角度想,如果是你收到這種冗長信件,後果會是什麼?──沒有人會仔細讀完這些信!
當然,稍微文長、詳細的信件有時難以避免,這時適度利用一些編排工具,如:列點、小標題等,可以讓收信人更容易了解文章要表達的重點。一封郵件的合適長度大約50至125字,如果總字數超過了這個範圍,還是透過電話或開會來解決吧!
4.碎嘴:寫了不想別人看到的內容,小心被傳出去
人們對於電子郵件常有一個錯誤的隱私觀念,以為收信者是唯一會看到信件的人。但無論真的是技術問題,還是愛談論八卦的同事私下轉寄或是另寄密件副本,每封信件都有可能被非收信者看到,而當信件裡面有「諷刺言語」時,往往就會惹上一身麻煩。
要避免這狀況,唯一該做的就是停止這種行為。如果你打算在信件中打上一些題外話,不妨先想想,如果老闆或其他同事看到這些內容會有什麼感想?如果可能會惹上一身腥,那快刪掉吧,這些話留在私下當面跟對方說可能比較好。
以上四大禁忌,過去你犯了幾個呢?試著修正自己的郵件書寫方式,肯定會對職場互動更有助益!
※本文出自《SmartM人才培訓網》,粉絲團為《SmartM人才培訓網Facebook》
在世紀智庫(簡稱SmartM)是一家專為企業與商務人士服務的創新顧問公司。運用網路的思維,重新定義「知識分享」、「學習」與「人才發展」。洞察市場趨勢所需,跟企業客戶共同成長,堅持提供頂尖的人才資產管理服務。
電子郵件仍是現在工作聯繫的正式管道之一,但不像電話、即時通訊能立即知道對方的想法、回覆,寄出mail後如何跟進,讓對方盡速給予回應?
職場工作者平均有28%的時間花在閱讀及回覆訊息上,因此如何有效提升處理Email的效率,以及保持應有的禮貌,是每個職場工作者都須學習的事。
溝通分為許多型態。我比較中意面對面的溝通,如果是在公司內,就算樓層不同,我也會走到對方的座位,直接面對面說話。
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😱提醒大家~yes
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