按下E-mail傳送鍵前必看！4個大家常犯的禁忌

• 2017-8-25
• 文／SmartM/周永堂
• 圖／One Laptop per Child

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電子郵件的書寫禮儀是職場基本溝通能力，多數人都能掌握主旨、署名等基本要素，但魔鬼往往藏在細微處，有些不自覺展露的不得宜處，收件方未必會明說，卻可能扣減分數。

這些錯誤如果沒有及時被發現和修正，可能會影響到雙方接下來的溝通，對方對你的印象也會有所惡化。 The Muse 提出了四大常見卻容易被忽略的錯誤，讓讀者可以持續審視自己書寫的內容並持續精進。

1.搶快：過度追求秒回，卻欠缺縝密思考

職場中有些人會認為越快回覆email越是負責任的態度，但過度崇尚速率而欠缺縝密思考的回信，不但無法讓溝通循序漸進的往下，有時也會讓對方感覺到咄咄逼人。要謹記：重要的不是回信速度快或慢，而是回信的內容是否得宜。

如果收到信件的當下無法給予高品質、有意義的回覆，不如考慮先回覆一則短訊，說明自己已經收到信件，並且會在稍晚給予完整的答覆。這個方式可以消除須盡速回覆信件的壓力感，也可以給自己充足的時間思考如何回覆這封郵件。

2.失禮：自以為幽默，忽略對方是否能接受

在冷冰冰的郵件中，多數人不喜歡互動過於生硬，而會加入些許幽默話語做點綴。然而，收信者可不見得欣賞這樣的幽默感，要記得電子郵件中無法加上語調或肢體動作來為你的幽默找臺階下。

適當展露幽默感固然是維持關係的好方式，但關鍵是必須先了解收信人是否能夠接受與欣賞；如果你對於這個前提抱持著疑問，除去那些不必要的幽默感吧！維持安全穩當的對談，肯定比冒犯對方後道歉來得妥當！

3.冗長：想用email取代開會，反而太長難消化

會議中的肅殺氣氛總是讓人敬而遠之，使得有些人會試圖在電子郵件中解決所有會議中處理的議題，而這往往就寫出一封讓人眼花撩亂的落落長郵件。不妨換個角度想，如果是你收到這種冗長信件，後果會是什麼？──沒有人會仔細讀完這些信！

當然，稍微文長、詳細的信件有時難以避免，這時適度利用一些編排工具，如：列點、小標題等，可以讓收信人更容易了解文章要表達的重點。一封郵件的合適長度大約50至125字，如果總字數超過了這個範圍，還是透過電話或開會來解決吧！

4.碎嘴：寫了不想別人看到的內容，小心被傳出去

人們對於電子郵件常有一個錯誤的隱私觀念，以為收信者是唯一會看到信件的人。但無論真的是技術問題，還是愛談論八卦的同事私下轉寄或是另寄密件副本，每封信件都有可能被非收信者看到，而當信件裡面有「諷刺言語」時，往往就會惹上一身麻煩。

要避免這狀況，唯一該做的就是停止這種行為。如果你打算在信件中打上一些題外話，不妨先想想，如果老闆或其他同事看到這些內容會有什麼感想？如果可能會惹上一身腥，那快刪掉吧，這些話留在私下當面跟對方說可能比較好。

以上四大禁忌，過去你犯了幾個呢？試著修正自己的郵件書寫方式，肯定會對職場互動更有助益！

※本文出自《SmartM人才培訓網》，粉絲團為《SmartM人才培訓網Facebook》

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