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會議開快一點!別讓無用會議浪費人生

  • 2021-3-9
  • 文/威爾‧迪克萊, 鮑‧汀, 傑洛姆‧杜蒙
  • 圖/rawpixel-com

多數員工大部分的時間都花在開會上。至於確切所花的時間,則根據你在公司的角色而各有所別,大概會占20%(初階員工)到80%(高階主管)。不過,沒有人真的喜歡開會。我們常常抱怨會議,而且抱怨得合情合理,會議太長又太頻繁,大多在浪費我們的時間。

在你召開會議之前,先問問自己有沒有絕對的必要。經濟學家和社會理論家托馬斯.索維爾(Thomas Sowell)曾說:「最贊成召開會議的人,通常都是最沒有生產力的人。」會議應該要出於下列目的而開:

1. 為了做出某個需要好幾個與會者表達意見及贊同與否的決定。
2. 為了集思廣益。
3. 為了做出/發布困難的決定。
4. 為了激勵大家,分享即將進行的新案子或新的消息簡報。

其他的情況,大部分用電子郵件就可以解決了。假如你真的不得不召開會議,我們訪問過的創業家們提出了幾點建議,有助於讓你充分利用這些會議。

0 人耽誤

雖然早上9 點會議就應該要開始了,不過,專案負責人剛剛走出去買咖啡,9 點05 分才出現。行銷經理還在寫一封很重要的電子郵件,「大概還要再10 分鐘」。最後,會議終於開始了,結果專案負責人才發現他沒有帶對投影機的接線,他又走出去找新的接線。等到會議真的開始時,已經是9 點15 分了⋯⋯。

這些似曾相識嗎?當然,也才15 分鐘而已,不過,15 分鐘還要乘上圍著會議桌的六個人,這下子在今天下班前,每個人都得彌補浪費的這15 分鐘了。對公司來說,這樣的耽誤要耗費15 分鐘×6 個人,或是90 分鐘的損失時間。這是《哈佛商業評論》(Harvard Business Reviews)的會議成本計算器(Meeting Cost Calculator)的立論基礎。這其實這很有趣,你可以用谷歌搜尋一下「meeting cost calculator」。到目前為止,除了會議要準時開這個辦法之外,我們還沒有找到更好的方法解決此一問題。損失的每一分鐘,會隨著與會人數加倍。所以,假如你是會議主持人,一定要提早15 分鐘到場處理所有的技術問題,比起整群人浪費90 分鐘,一個人耗時15 分鐘合理多了。如果你常常要到公司外做簡報,我們強烈建議你花錢買HDMI / VGA/ DVI 轉接頭,幾乎所有的電視機和投影機都用這三種接頭,跟接線問題說再見。

若是問題出在於大家會遲到,用我們訪談的其中一位創業家點子,這個問題就能迎刃而解。等所有人一到,就提議找出每個星期大家方便一起開會的時間,配合那些很難準時到的人。你會發現,99%的情況是在場的人會向你保證,按照當次的開會時間就可以了,然後在下週開會時,他們會更注意要準時出現。

1 個螢幕

會議的最大敵人,就是智慧型手機和筆記型電腦,所以,為了對付這個敵人,我們建議你把手機集合起來,把自己的手機放在桌子正中央,以及嚴格執行「把筆記型電腦闔上」的政策。

2 個比薩

亞馬遜的創辦人傑夫.貝佐斯(Jeff Bezos)想出了一個他稱為「兩個比薩規則」(Two Pizza Rule)的點子。基本上,假如你的會議需要兩個以上的比薩才夠大家吃,開會的人就太多了。換句話說,會議的大小控制在六人以下,如果你真的很愛吃比薩,找出四個人就好。你可以事後再用電子郵件的方式,詳細列出決議的會議紀錄,跟其他團隊的成員分享。如果這個方式對亞馬遜有用,就沒理由對你無效。

30 分鐘

你可能聽過帕金森定律(Parkinson's Law),說明「你可以用來完成工作的時間有多少,你的工作就會膨脹到讓你足以填滿那段時間為止」。其作者西里爾.帕金森(Cyril Parkinson)在1950 年代寫下這個定律時,指的是英國的公共行政系統,不過,帕金森定律在商務會議上也可以成立。

雖然,你的日曆以一小時為預設的時段單位,並不表示你的會議就得開一小時那麼久。在大多數的情況下,用半小時的會議做出決議已經綽綽有餘了。假如你使用谷歌日曆(Google Calendar),你可以啟用「Speedy Meeting」的功能,讓所有30分鐘的會議提前5 分鐘結束,你得以準時赴下一個約。對於那些花不到15 分鐘就能開完的會議,你可以試試大夥圍著一張高桌、站著開會。我們站著的時候比較容易長話短說。

話雖如此,會議要有效,就得先從訂定明確議程下手。這跟料理做菜很像,如果食譜不對,這道菜就不會成功,不管你換什麼方式做都一樣。以下是幾個經驗法則

• 每一場會議一開始就宣讀議程,讓大家都清楚目標是什麼。更好的做法是,直接把議程放進開會通知裡。缺少明確目標的會議,就像《魔戒》(Lords of the Ring)電影第三集一樣,好像怎麼演也演不完。

• 你的論題要緊扣總體的目標。所以,與其用「討論客戶服務」這樣的論題,不如用「我們明年能如何改善我們的客戶服務?」這種說法。這樣會強迫你用具體的決定結束會議。

 

• 先把容易處理的事項處理掉,把比較複雜的討論留到後面,否則,你可能會有把時間和精力都用完的危險。創意腦力激盪就是一個很好的例子,最好把這個活動留在最後。

• 準備一個「想法建議箱」(一張紙或一塊白板都可以),有些公司稱為「暫停區」(parking lot),以避免會議的討論離題。如此一來,你可以把主要的對話聚焦在手邊的工作任務上。

• 會議結束前,開會的目的應該已經達到,也做完討論,每位與會者接下來要做的事以及截止期限也都明確決定好了。最後你應該要用三到四行文字總結這一切,沒有人會需要滿滿一張會議紀錄。

圖片來源: 圖片作者:rawpixel-com,連結:freepik ,CC Licensed

※本文內容授權自 《【最高生產力工作法:不再窮忙!有策略的組織工作X專注優先要務的習慣,拿回人生主導權 】書籍 / 天下雜誌出版》 ,未經授權不得轉載。

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