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會議開快一點！別讓無用會議浪費人生

2021-3-9
文／威爾‧迪克萊, 鮑‧汀, 傑洛姆‧杜蒙
圖／rawpixel-com

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多數員工大部分的時間都花在開會上。至於確切所花的時間，則根據你在公司的角色而各有所別，大概會占20％（初階員工）到80％（高階主管）。不過，沒有人真的喜歡開會。我們常常抱怨會議，而且抱怨得合情合理，會議太長又太頻繁，大多在浪費我們的時間。

在你召開會議之前，先問問自己有沒有絕對的必要。經濟學家和社會理論家托馬斯．索維爾（Thomas Sowell）曾說：「最贊成召開會議的人，通常都是最沒有生產力的人。」會議應該要出於下列目的而開：

1. 為了做出某個需要好幾個與會者表達意見及贊同與否的決定。
2. 為了集思廣益。
3. 為了做出／發布困難的決定。
4. 為了激勵大家，分享即將進行的新案子或新的消息簡報。

其他的情況，大部分用電子郵件就可以解決了。假如你真的不得不召開會議，我們訪問過的創業家們提出了幾點建議，有助於讓你充分利用這些會議。

0 人耽誤

雖然早上9 點會議就應該要開始了，不過，專案負責人剛剛走出去買咖啡，9 點05 分才出現。行銷經理還在寫一封很重要的電子郵件，「大概還要再10 分鐘」。最後，會議終於開始了，結果專案負責人才發現他沒有帶對投影機的接線，他又走出去找新的接線。等到會議真的開始時，已經是9 點15 分了⋯⋯。

這些似曾相識嗎？當然，也才15 分鐘而已，不過，15 分鐘還要乘上圍著會議桌的六個人，這下子在今天下班前，每個人都得彌補浪費的這15 分鐘了。對公司來說，這樣的耽誤要耗費15 分鐘×6 個人，或是90 分鐘的損失時間。這是《哈佛商業評論》（Harvard Business Reviews）的會議成本計算器（Meeting Cost Calculator）的立論基礎。這其實這很有趣，你可以用谷歌搜尋一下「meeting cost calculator」。到目前為止，除了會議要準時開這個辦法之外，我們還沒有找到更好的方法解決此一問題。損失的每一分鐘，會隨著與會人數加倍。所以，假如你是會議主持人，一定要提早15 分鐘到場處理所有的技術問題，比起整群人浪費90 分鐘，一個人耗時15 分鐘合理多了。如果你常常要到公司外做簡報，我們強烈建議你花錢買HDMI ／ VGA／ DVI 轉接頭，幾乎所有的電視機和投影機都用這三種接頭，跟接線問題說再見。

若是問題出在於大家會遲到，用我們訪談的其中一位創業家點子，這個問題就能迎刃而解。等所有人一到，就提議找出每個星期大家方便一起開會的時間，配合那些很難準時到的人。你會發現，99％的情況是在場的人會向你保證，按照當次的開會時間就可以了，然後在下週開會時，他們會更注意要準時出現。

1 個螢幕

會議的最大敵人，就是智慧型手機和筆記型電腦，所以，為了對付這個敵人，我們建議你把手機集合起來，把自己的手機放在桌子正中央，以及嚴格執行「把筆記型電腦闔上」的政策。

2 個比薩

亞馬遜的創辦人傑夫．貝佐斯（Jeff Bezos）想出了一個他稱為「兩個比薩規則」（Two Pizza Rule）的點子。基本上，假如你的會議需要兩個以上的比薩才夠大家吃，開會的人就太多了。換句話說，會議的大小控制在六人以下，如果你真的很愛吃比薩，找出四個人就好。你可以事後再用電子郵件的方式，詳細列出決議的會議紀錄，跟其他團隊的成員分享。如果這個方式對亞馬遜有用，就沒理由對你無效。

30 分鐘

你可能聽過帕金森定律（Parkinson's Law），說明「你可以用來完成工作的時間有多少，你的工作就會膨脹到讓你足以填滿那段時間為止」。其作者西里爾．帕金森（Cyril Parkinson）在1950 年代寫下這個定律時，指的是英國的公共行政系統，不過，帕金森定律在商務會議上也可以成立。

雖然，你的日曆以一小時為預設的時段單位，並不表示你的會議就得開一小時那麼久。在大多數的情況下，用半小時的會議做出決議已經綽綽有餘了。假如你使用谷歌日曆（Google Calendar），你可以啟用「Speedy Meeting」的功能，讓所有30分鐘的會議提前5 分鐘結束，你得以準時赴下一個約。對於那些花不到15 分鐘就能開完的會議，你可以試試大夥圍著一張高桌、站著開會。我們站著的時候比較容易長話短說。

話雖如此，會議要有效，就得先從訂定明確議程下手。這跟料理做菜很像，如果食譜不對，這道菜就不會成功，不管你換什麼方式做都一樣。以下是幾個經驗法則

：

• 每一場會議一開始就宣讀議程，讓大家都清楚目標是什麼。更好的做法是，直接把議程放進開會通知裡。缺少明確目標的會議，就像《魔戒》（Lords of the Ring）電影第三集一樣，好像怎麼演也演不完。

• 你的論題要緊扣總體的目標。所以，與其用「討論客戶服務」這樣的論題，不如用「我們明年能如何改善我們的客戶服務？」這種說法。這樣會強迫你用具體的決定結束會議。

• 先把容易處理的事項處理掉，把比較複雜的討論留到後面，否則，你可能會有把時間和精力都用完的危險。創意腦力激盪就是一個很好的例子，最好把這個活動留在最後。

• 準備一個「想法建議箱」（一張紙或一塊白板都可以），有些公司稱為「暫停區」（parking lot），以避免會議的討論離題。如此一來，你可以把主要的對話聚焦在手邊的工作任務上。

• 會議結束前，開會的目的應該已經達到，也做完討論，每位與會者接下來要做的事以及截止期限也都明確決定好了。最後你應該要用三到四行文字總結這一切，沒有人會需要滿滿一張會議紀錄。