8人以上的會議，容易沒效率

• 2018-8-29
• 文／SmartM/蘇彥誠
• 圖／Amtec Photos

• 

  3人喜歡

• • 
  • 

會議是公司經營、決策中的重要機制，我們在會議中宣布重要事項、溝通彼此意見、達成團隊共識並做出最終決策。不過，缺少效率的會議卻也時常消耗公司成員的時間，使得我們花費了許多時間開會，卻得到相當差的會議成效。

造成會議效率低落的原因有很多，而其中一個因素就是「人數過多」。大部分的會議召集人都傾向邀請所有人出席，以避免任何團隊成員感到被忽略，不過也因此降低了會議品質。

史丹佛大學教授Robert Sutton對此進行研究，試圖找出「最具生產力的會議人數」，並且基於他的研究結果，對於希望增加開會效率的公司提出了幾個建議。

1.史丹佛研究：5到8人的會議最有效率

研究組織行為的Robert Sutton教授研究後發現，5到8人是最有效率的會議人數。這是會議保持高效率的臨界點，一旦人數超過這個規模，會議中的對談品質就會開始下降。

會議規模如果太大，每個參與者都難以擁有足夠的發言機會，因此一句又一句空洞的評論取代了彼此來回的反駁辯證。這使得大多數的會議都以宣布事項、資訊交流或者更新消息為主，而難以對真正重要的議題進行溝通，更別說達成共識以及做出決策。此外，會議人數過多使得人們發言時趨於小心謹慎，而非坦率直言，這也間接降低了團隊成員的溝通品質。

人們因此不重視會議，會議參與者往往缺少會前準備、會中發言以及會後行動，最終演變成會議成效低落的惡性循環。

相反地，較小的會議規模能建立彼此的親密感，讓對談更直率坦白，而人數減少也意味著每個人的發言機會增加，有更多的時間去聆聽不同成員的意見，讓彼此的溝通成效更好。

2.謹慎決定「出席名單」

要將會議規模減少至8人以內，如何決定出席名單是第一個面臨的難題。為了確保會議中有「對的人」，必須先明確知道這一次會議應該處理哪些事情。換句話說，必須先有清楚的議程，並且確保每一個討論主題都被分配了足夠的時間。

可以試著問自己：「為了有最好的會議結果，誰一定要出席？」「假如誰無法出席，會議就難以進行而必須取消？」找出一定得出席的人之後，再從這個核心群體出發，加入其他能夠增加會議品質、提高會議成效的人。

不過，決定出席名單可能會帶來一些爭議。因此，應該向團隊成員解釋決定名單的原則，並且允許未在出席名單內的成員可以提出理由要求參與。這是為了讓團隊成員了解，縮減人數並非為了剝奪某個人的發言權，而是為了提升會議的品質與效率。

3.給予每位參與者「明確的責任」

找到了「對的人」參加會議後，下一步是要讓這些人都能積極參與，並且共同承擔責任。首先，試著讓每個成員負責會議的不同面向，讓每個人明確知道，在這一場會議中他負責哪一個主題。藉由共同承擔責任，塑造出成員間的共同參與，這會使得成員更重視這場會議，投注更多時間做會前的準備，在開會過程也更加專注。

除了出席成員應承擔責任，未出席的團隊成員也應該給予明確的責任。例如：要求相關成員都應該查看會議記錄，並樂於接受會議當中被分配的事項。團隊成員即便未出席會議，也並非對於這場會議置身事外，未安排在出席名單只是出於開會效率的考量。因此，相關的團隊成員若未出席會議，也應該被要求查看會議記錄。

4.找出最合適的會議模式

Robert Sutton提到，在技巧純熟的會議領導以及好的會議規範之下，規模高達20人以上的會議的確仍然可以有好的成效。不過，這畢竟是在成熟的會議紀律以及長期培養的溝通共識之下。因此，試著將會議規模縮減至8人以下，仍是讓團隊、公司都能受益的一大建議。

然而，5到8人仍然只是研究結果的平均數據，每個組織有不同的組織特色，實際上合適的會議規模仍有差異。因此，將會議人數進行縮減後，應該繼續蒐集團隊成員的回應，並且檢視會議進行時間、決策數量等量化數據，藉此追蹤、管理會議成效，直到找出最適合自己團隊的會議規模以及會議模式。

※本文出自《SmartM人才培訓網》，粉絲團為《SmartM人才培訓網Facebook》

• 

  3人喜歡

• • 
  •