有效率的會議　45分鐘內就該結束！

• 2016-4-13
• 文／周海威
• 圖／Levelten Interactive

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我最近召開一個會議，用以下的方式，讓我的部屬與團隊成員，在最短的時間內，做最精準的陳述。

會議時間訂定在45分鐘內要完成，各位也許會懷疑：這真的可行嗎？今天的實戰篇，是我在企業客戶、現行工作上所使用的方式，我用了約5年之久，今天與各位分享！！

一、會議的前兩天發出會議通知：

48小時是我給團隊成員的時間，為什麼要預先通知？因為是要與會人員了解會議的內容，並先做好準備，什麼樣的準備？是準備會議資料嗎？如果是這樣的話，我也不用搞這篇聯彈文了 一般來說我的會議通知會包含下列幾項：

‧ 會議的議程

‧ 議程相關的人員

‧ 每一個議程的時間限制

二、確定與會的人員並要求先做好準備：

所謂的準備，是指與會的人員就議程的內容，在會前去做討論及協商，太多的會議都是在現場爭論，這根本是浪費時間，所謂長而無效的會議就是這麼產生的。

三、開始的時候設定時鐘計時：

會議開始的時候，就即刻設定時間，並請會議主持人要注意、並提醒時間的長短，很多會議主持人常會失控，無止盡的講下去，這也是一種無效會議的樣子，因此我會就議程上的時間做嚴格的規範，時間一到，即刻導入下一個議題，以此訓練與會人員的效率。

四、時間一到就停止會議，不論議程進行至什麼程度：

我們常常在會議聽到「重要」兩個字，當每一個人都想要表達意見的時候，都會說自己的主意、想法、論述很重要，但別忘了會議的重點在於讓主事者了解「結論」，而非各自的陳述，因此時間一到，不論談到什麼程度，會議一概終止。

五、會議就是一場小型的簡報，要精確有效果：

會議其實對我來說，就是一場小型的簡報，事前的準備、溝通這根本就是基本功，因此會議要有效率，就必須提升精準度，精準度提高，效果自然就會產生，因此我的行事曆上通常都會有好幾場45分鐘的會議…而非是一整天一場會議！！

結語：

你喜歡開會嗎？我先說我的答案，我非常的不喜歡開會，也因為這個原因，我情願做好事前的通知、事前的準備、與會人員的預先溝通，開始的時候會很困難，但時間久了，各位就可體會到那種有效率的感覺是什麼了。

我們可以花45分鐘開會，剩下的時間情願早下班，也不要卡在會議之間鬼打牆！！與各位分享！

※本文內容授權自《冰與火的世界》，未經授權不得轉載。

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