每天事情做不完，時間不夠用嗎？這樣做才不過勞

• 2018-3-23
• 文／SmartM/張瑋珊
• 圖／Mavi Villatoro

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熬夜加班的難處你也有嗎？做不完的工作、永遠不夠用的時間，熬夜成了上班族每天的煩惱。

根據美國《富比士》（Forbes）報導，一項Wrike軟體公司的調查指出，生活作息會影響人們對工作負荷量的感受──熬夜工作會降低效率，弊大於利。我們都該學著為整日的埋頭工作劃下逗點，當知道工作無法如期完成時，不如畫一個逗點，喘口氣，好好復甦自己的狀態。時間管理專家Elizabeth Grace Saunders提及，迫使自己提高工作速度，並無助於改善上班族熬夜工作的習慣，而是應該從我們的三大時間管理習慣著手。

1.頭條工作置頂處理、設定「假deadline」防拖延

計畫趕不上變化， 即使行事曆完美計劃了整月工作，也不能抵擋突發事件的發生。被打亂的工作計畫，常常讓我們忙得焦頭爛額。不妨試著在行事曆上動點手腳，為偶發事件留點空間，幫助我們更效率的運用每段時間。

步驟一：

試著把繳交期限記錄在前一兩天，設定一個fake deadline，幫助提早完成委辦工作，也多了消化突如其來工作的零碎時間。

步驟二：

把最可能造成拖延工作時間的項目置頂於待辦事項上。不論在工作或作業上，我們經常陷入「等下再做」的困境中，造成每項工作的往後拖延，直接降低了工作與學習上的效率。

開夜車完成工作變成了一種常態，不妨試著從行事曆的撰寫上著手改變，更新我們安排工作的輕重緩急，充裕的做好時間安排。

2.把時間分成三區塊，頭尾用來處理瑣事

當正在執行棘手的大計畫時，經常壓縮掉例行工作的時間分配，像是信箱的確認以及例行性的行政工作都被延後到一天的末端。作家Gwen Moran說到，時間區塊分割的方式，可以幫助每個人更妥善的管理工作時間。現在，我們可以將工作的前半小時與結尾的一小時分割出來，運用一天起頭的三十分鐘安排一整天的工作，確認例行工作內容，備妥工作前的所有事項。

而第三區塊，也就是工作即將結束的一小時，可以用來釐清自己尚未完成的工作內容、確認工作郵件的收發，確保一整日應完成的工作都上軌道。此外，也可以將當天工作會議的結束時間提早三十分鐘，讓我們運用剩餘的時間做最後的確認。時間區塊的配合，輔助了待辦事項的順序安排，兩者的相輔下，得以有效提高我們在零碎時間處理上的效率。

3.設定鬧鈴功能，倒數前30分鐘提醒自己

沒有人可以完美掌握所有計畫，但可以藉由加入一點技巧加強我們臨機應變的危機處理。當發現我們快要失去時間的控制權時，不妨用手機的設定提醒我們該準備離開。舉例來說，有些人會在預定離開前的三十分鐘設定提醒，讓他知道必須在半小時內完成剩下的內容。也可以運用同樣的方法在郵件的確認上，在預設結束的前十分鐘設定題醒，運用所剩的十分鐘完成最後的確認，免除陷入一件事永遠沒有終點的煩惱。提醒功能的設計就像幫一整天的工作寫了一份劇本，當我們在埋首工作的同時，得以受劇本牽制，聽見鈴聲的同時，重新設定時間上的管控，避免我們脫稿演出，落入工作永遠做不完的困境中。

※本文出自《SmartM人才培訓網》，粉絲團為《SmartM人才培訓網Facebook》

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