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想讓工作速度提升,先從幫公事包瘦身開始!

  • 2020-10-7
  • 文/吉田幸弘
  • 圖/pressfoto

你平常使用的公事包大不大?被工作追著跑的人,有一個共通的特徵,那就是使用的公事包特別大。拜訪客戶的時候,總是拎著一個巨大的公事包,裡頭塞著厚厚的提案書,以及不太可能派得上用場的參考資料。甚至還放了幾本「路上要看的書」,搞得整個公事包沉重無比(而且那幾本書很可能就這麼一直帶著,永遠沒有看完的一天)。

面對客戶的時候,為了不枉費自己特地製作的超厚提案書,拚命講得口沫橫飛,結果沒辦法在約好的時間內結束,最後搞得手忙腳亂。

而且會把公事包塞得爆滿的人,通常自己的工作行程也會塞得爆滿。例如總是把交通時間算得剛剛好,一天約了五、六個客戶,結果可能因為一次商談太晚結束,或是遇上電車誤點,導致後面的約全部延誤,給客戶添麻煩。

不僅如此,而且很容易不小心接下超過自己所能負荷的工作量。

太過相信自己的能力,受到託付時總認為「這一點工作應該擠得下」,不但工作檔期規劃不夠精確,而且太過低估每一件工作所需要花費的時間。有時甚至完全沒有進行評估,就接下工作。到頭來工作處理不完,不僅給別人添麻煩,而且還得借助別人的幫助才能度過難關。

另一方面,工作提早結束的人,使用的必定是小尺寸的公事包。

因為小,能放的文件當然不多。提案書必須盡量精簡,而且不能攜帶太多無關緊要的資料。如此一來,向客戶說明時也會變得言簡意賅、掌握重點。

而且這種人不會排出太過勉強自己的檔期安排及工作計畫,他們相當清楚自己一小時能處理多少工作,因此當工作找上門時,會懂得量力而為,不會勉強接下,當然也就幾乎不會給他人添麻煩。

安排一天的行程時,他們也會習慣將電車誤點的風險納入考量,加入一些緩衝的時間。這種人永遠只做自己做得到的事,只帶一定會用得到的東西。

高產出訣竅 不在工作的時間安排上太過勉強自己。

 

為了在不影響工作便利性的前提下縮小公事包,作者所採用的一些技巧

□ 電腦裡已經有的資料,就不攜帶紙本。

□ 用不到的東西,盡可能不要放入公事包裡。

□ 「可能用得到」的東西,要先想像出這樣東西派上用場的具體情境,才能放入公事包內。

□ 每次回到辦公室,就把公事包裡的所有資料全部拿出來。

□ 筆記本只帶一本。

□ 筆記用具全部放進鉛筆盒內。

□ 筆最多只帶兩支。

□ 事先預期客戶會交付某些資料,在公事包內放入空的透明文件夾。

□ 隨身攜帶釘書機,以避免紙張散落。

□ 一個文件夾裡不放兩家客戶公司的資料,以避免混淆。

□ 帶在身邊的書不超過兩本。

□ 就算是一定會用到的物品,備用品也僅限一件。

□ 水、糖果除非完全喝光、吃光了,否則絕不再買。

□ 不要過度依賴電子錢包。

□ 如果是到講座上課或拜訪客戶,會先製作出一份攜帶物品清單,只帶清單上所寫的物品(有例外)。

圖片來源: 圖片作者:pressfoto,連結:freepik ,CC Licensed

※本文內容授權自 《【最強工作習慣:高產出的人做的事跟你不一樣 】書籍 / 樂金文化出版》 ,未經授權不得轉載。

最強工作習慣:高產出的人做的事跟你不一樣

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