沙盤推演，打造零失誤的排程計畫

• 2020-11-2
• 文／中尾政之
• 圖／99％零失誤精準工作術

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很多失誤都是錯估工作時間所導致。時間一旦緊迫，人就容易偷工減料或丟三落四。例如原本預計一件工作「應該一天就可以完成」，實際著手後發現比想 像中難搞，結果花了兩天才做完。到頭來不僅遲交，焦急之下甚至還會產生骨牌效應，連帶影響到其他工作。

如何減少排程失誤？關鍵就是學會估算正確的工作時間。

為了掌握一項工作得花費多少時間，最好的方法是「從一開始就記錄時間」。 比方說準備簡報時，需要處理的環節包含「組織內容架構」「搜尋必要資訊」「編排資料」「實際演練」。

記錄每一個環節所花費的時間，找出工作時間的平均值，之後就能大略算出簡報所需的準備時間了。

當然，每一個主題的準備所需時間不盡相同，就跟開車一樣，有時路況會比 預想中還順暢，有時候則會因為塞車而比預期時間還晚抵達目的地。所以我們除了平均所需時間之外，還要留一段緩衝時間，不要把排程塞太緊。

這麼一來，就能大幅減少準備不周而導致的出錯情況了。

實際翻閱行事曆，模擬工作狀況

為避免排程出錯，還有一項重要的準備是沙盤推演。翻開行事曆，模擬一兩 鎮週之後的排程狀況，假設發現「很多行程集中在下星期四前後，那幾天應該會 很忙」，就得事先擬定對策。

對出差的上班族來說，高鐵可說是絕佳的工作地點，尤其紫色的商務車廂更能提高工作效率，於是你決定：「好！下一次出差時我要自費升級成商務車廂。」 那麼搭乘高鐵時，就會因為珍惜花下去的錢與擁有的時間，拚命工作。

話雖如此，無論擬定什麼樣的計畫， 人的時間依然有限，很多時候即使想完 成所有待辦事項，時間上可能也不允許。

這種時候就必須有所取捨，決定事情的優先順序，並乾脆捨棄優先程度低 的事項，再不然可以請主管或客戶窗口稍微延長期限。至於臨時取消雖是下下 策，但也不失為應急手段。

我有時也會臨時取消重要性較低的會議，雖然這並不是件值得嘉許的事。不過換個角度想，排程計畫其實也是幫助 你釐清事務優先順序的工具。為了成功完成重要的案子，我們不能讓瑣碎的事物奪走時間與精力。

※本文內容授權自 《【99％零失誤精準工作術：36個簡單上手的思考習慣 】書籍 / 今周刊出版》 ，未經授權不得轉載。

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