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信件、急件、雜事過多讓你無法專心?兩個方法提高專注力

  • 2021-2-25
  • 文/威爾‧迪克萊, 鮑‧汀, 傑洛姆‧杜蒙
  • 圖/詳見圖說
圖片來源:waewkidja

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在資訊量爆炸的時代,專注力成為最稀有的資源。除了將待辦事項清單當作大腦的外接硬碟,幫你專注在眼前該做的事以外,還可以透過生產力工具、系統設定,幫助你自動追蹤郵件、管理郵件信箱,清空腦中的記憶體,培養專注力。

媒體和社交網路已然進入了資訊肥胖症的時代。前谷歌執行長艾力克・施密特(Eric Schmidt)曾預估,2010年時只要三天就可以創造出2003 年一整年的資訊量。在這樣混亂的時代,專注力成為我們最稀有的資源。

根據估計,今日的辦公室員工,平均工作11分鐘後就會被干擾。在各個工作任務間轉換遊走,讓我們有高生產力的錯覺。員工們相信他們正以全速超前,快速地回應各種要求。然而,在工作任務間轉換,不僅僅會拖慢你的速度,還會損耗你的智能。由心理學家格倫.威森(Glenn Wilson)教授主導的一份研究顯示,假如我們在解決問題時遭到干擾打斷,有可能會喪失相當於10分的智商。像收到電子郵件這種看起來無害的干擾,也可能造成這樣的結果。 最有生產力的人,就是那些在特定時刻下 100%專注手上工作的人。

專注力的主要威脅,就是干擾思緒帶來的「庸人自擾」情結。你掛念的都是那些自己絕對不能忘記做的事:完成這份報告、回信給某人、聯繫供應商,或只是去乾洗店拿回你洗好的襯衫。想避免這些讓人分心的事,你應該採取的第一個技巧,就是待辦事項清單。一想到什麼新的待辦事項就要寫下來,別太擔心細節,或是做這件事要花多少時間。接下來,就把它擱置一旁,因為你知道這些事項安然地存在更可靠的外接式硬碟裡。

以下祕訣,幫助你培養專注力。

透過附加元件,追蹤寄出郵件

巨大的壓力來源之一,可能來自於你必須記得追蹤客戶和同事的情況。Mixmax是Gmail 的附加元件,可以讓你設定一個時間範圍,假如在這時間範圍內你還沒有收到回信,它會提醒你要追蹤寄出郵件的後續情況。Outlook也有一個跟這個對等的工具,叫做Boomerang。只要你安裝了這個附加元件,若在你設定的時間內沒有收到回信,這些工具就會發簡訊提醒你要追蹤信件後續情況。你甚至可以預先寫好一封電子郵件,設定幾天之後自動寄出。按下「稍後傳送」(send later),輸入你要的日期與時間就可以了。Mixmax甚至還會建議你寄出電子郵件的最佳時間,提高收到快速回應的可能性。例如,你要寄一份估價單給客戶,最佳的寄出時間是他們有空可以立刻回覆你的時間。再舉另外一個例子:你可以設定一封回絕通知的電子郵件,在工作面試的隔天寄給沒有通過的面試者。這麼做,遠比他們一結束面試就寄回絕通知仁慈多了。

清空信件匣

清空信件匣(Inbox Zero)是增加生產力的經典手法,在我們訪談過的創業家裡,有三分之一的人都是此法的愛用者。這個方法的前提很簡單,就是讓信件匣保持在清空的狀態,這會平靜你的思慮。把你的電子郵件信件匣想成家裡的信箱,你開信箱拿信時,並不會留幾封信下次再拿;那麼,為什麼不用同樣的方式處理電子郵件信件匣呢?要清空信件匣的最好辦法,就是封存你的電子郵件。這麼一來,你就看不到這些郵件,但你還是可以透過搜尋,存取郵件。你可以把這些郵件想成背包裡面的物品,雖然從背包外看不到,不過需要的話隨時可以取用。

三個步驟,讓你輕鬆清空信件匣:

1.收到不需要你做任何處理的電子郵件,馬上封存起來。
2.如果你需要處理那封電子郵件,而且剛好有空,先回覆郵件再封存起來。
3.如果你沒有空,就先把待處理郵件一事,加進你的待辦 事項清單裡,再封存電子郵件。記住,所有事情應該集中在一份待辦事項清單就好,這樣才能有效安排事情的優先順序。

圖片來源:最高生產力工作法

圖片來源:最高生產力工作法

清空信件匣的方法可能會碰到的唯一危險,是因為執著於將信件匣保持在清空的狀態,反而浪費時間。事實上,這完全是反生產力的行為。不停地清掉郵件,變成讓人分心的事,分散了真正要優先處理的事務上的專注力。

比起清空信件匣,更重要的是完成工作。訂定一週清空兩次信件匣是比較適當的處理方式,例如每週三和每週五。如同一天結束前你離開辦公室,還有些沒做完的工作一樣,同樣地,你也可以接受有幾封未讀的電子郵件。

圖片來源: 圖片作者:waewkidja,連結:freepik ,CC Licensed

※本文內容授權自 《【最高生產力工作法:不再窮忙!有策略的組織工作X專注優先要務的習慣,拿回人生主導權 】書籍 / 天下雜誌出版》 ,未經授權不得轉載。

最高生產力工作法

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在我們吸收知識、學習做人,但從沒有人教該如何有效率的工作。有生產力並非事情做得快、也不是做很多事情,而是知道如何優先完成最符合目標的關鍵工作,每天都有成就感!

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