信件、急件、雜事過多讓你無法專心？兩個方法提高專注力

2021-2-25
文／威爾‧迪克萊, 鮑‧汀, 傑洛姆‧杜蒙
圖／詳見圖說

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圖片來源：waewkidja

在資訊量爆炸的時代，專注力成為最稀有的資源。除了將待辦事項清單當作大腦的外接硬碟，幫你專注在眼前該做的事以外，還可以透過生產力工具、系統設定，幫助你自動追蹤郵件、管理郵件信箱，清空腦中的記憶體，培養專注力。

媒體和社交網路已然進入了資訊肥胖症的時代。前谷歌執行長艾力克・施密特（Eric Schmidt）曾預估，2010年時只要三天就可以創造出2003 年一整年的資訊量。在這樣混亂的時代，專注力成為我們最稀有的資源。

根據估計，今日的辦公室員工，平均工作11分鐘後就會被干擾。在各個工作任務間轉換遊走，讓我們有高生產力的錯覺。員工們相信他們正以全速超前，快速地回應各種要求。然而，在工作任務間轉換，不僅僅會拖慢你的速度，還會損耗你的智能。由心理學家格倫.威森（Glenn Wilson）教授主導的一份研究顯示，假如我們在解決問題時遭到干擾打斷，有可能會喪失相當於10分的智商。像收到電子郵件這種看起來無害的干擾，也可能造成這樣的結果。最有生產力的人，就是那些在特定時刻下 100%專注手上工作的人。

專注力的主要威脅，就是干擾思緒帶來的「庸人自擾」情結。你掛念的都是那些自己絕對不能忘記做的事：完成這份報告、回信給某人、聯繫供應商，或只是去乾洗店拿回你洗好的襯衫。想避免這些讓人分心的事，你應該採取的第一個技巧，就是待辦事項清單。一想到什麼新的待辦事項就要寫下來，別太擔心細節，或是做這件事要花多少時間。接下來，就把它擱置一旁，因為你知道這些事項安然地存在更可靠的外接式硬碟裡。

以下祕訣，幫助你培養專注力。

透過附加元件，追蹤寄出郵件

巨大的壓力來源之一，可能來自於你必須記得追蹤客戶和同事的情況。Mixmax是Gmail 的附加元件，可以讓你設定一個時間範圍，假如在這時間範圍內你還沒有收到回信，它會提醒你要追蹤寄出郵件的後續情況。Outlook也有一個跟這個對等的工具，叫做Boomerang。只要你安裝了這個附加元件，若在你設定的時間內沒有收到回信，這些工具就會發簡訊提醒你要追蹤信件後續情況。你甚至可以預先寫好一封電子郵件，設定幾天之後自動寄出。按下「稍後傳送」（send later），輸入你要的日期與時間就可以了。Mixmax甚至還會建議你寄出電子郵件的最佳時間，提高收到快速回應的可能性。例如，你要寄一份估價單給客戶，最佳的寄出時間是他們有空可以立刻回覆你的時間。再舉另外一個例子：你可以設定一封回絕通知的電子郵件，在工作面試的隔天寄給沒有通過的面試者。這麼做，遠比他們一結束面試就寄回絕通知仁慈多了。

清空信件匣

清空信件匣（Inbox Zero）是增加生產力的經典手法，在我們訪談過的創業家裡，有三分之一的人都是此法的愛用者。這個方法的前提很簡單，就是讓信件匣保持在清空的狀態，這會平靜你的思慮。把你的電子郵件信件匣想成家裡的信箱，你開信箱拿信時，並不會留幾封信下次再拿；那麼，為什麼不用同樣的方式處理電子郵件信件匣呢？要清空信件匣的最好辦法，就是封存你的電子郵件。這麼一來，你就看不到這些郵件，但你還是可以透過搜尋，存取郵件。你可以把這些郵件想成背包裡面的物品，雖然從背包外看不到，不過需要的話隨時可以取用。

三個步驟，讓你輕鬆清空信件匣：

1.收到不需要你做任何處理的電子郵件，馬上封存起來。
2.如果你需要處理那封電子郵件，而且剛好有空，先回覆郵件再封存起來。
3.如果你沒有空，就先把待處理郵件一事，加進你的待辦事項清單裡，再封存電子郵件。記住，所有事情應該集中在一份待辦事項清單就好，這樣才能有效安排事情的優先順序。