縮小工作的單位，逐一完成效率佳

• 2014-10-17
• 文／石谷慎吾

• 

  3人喜歡

• • 
  • 

我們經常會發生這樣的情況：製作某提案資料時，突然想到明天要上台報告，於是取出該資料確認之後，便著手進行另一份申請單的填寫，過了許久之後才驚覺而又回到提案資料的製作。

這時，所有事情仍然緩慢的進行中，雖一時分心了，但還是不需太擔心。

可是，實際上這樣同時進行好幾件事時，經常要記住哪項工作進行到哪裡，而無法集中注意於當下瞬間所做的工作。

結果工作效率會變得非常差，容易發生疏失或遺漏、錯誤。

為避免這種情況，工作要一件件地確實完成，不要同時進行好幾件工作。

不過，實際上要將工作一件件循序漸進地完成，很不容易。

畢竟有些工作的單位很大，要花幾天的時間才能做完，所以很難持續地集中注意力。

因此，為避免這種情況，就要將工作分成小單位來進行。 不過，即使分成小單位，若只是單純地分為No.1（1∕3）、No.2（2∕3）、No.3（3∕3）是不行的。分成小單位的工作，一定要具有可分開完成、明確的交付標的。

舉例來說，將「製作○○設計書」的工作，分成「製作○○設計書的目錄」、「寫出○○設計的概要」、「○○機能的詳細設計」等。總之，連分好的細項工作也要能明確地完成。

其次，分成細項工作可能會有同時進行的情況，因應這狀況最簡單的方法，就是在紙張上貼出工作的實施狀況。

先在A4紙張上畫兩條線、分出3大區塊，分別在各區塊寫上「未進行」、「進行中」、「完成」等項目。

接著，將今天一定要進行的工作寫在memo紙上，並將寫好的memo紙貼在「未實施」區，開始執行。

開始工作時，就將貼在「未進行」區的memo紙移到「進行中」區，完成時再將memo紙移到「完成」的區塊。

以這種方式，一眼就可清楚知道現在正在進行的工作已進入哪個階段。

一旦「進行中」貼有兩張以上的memo紙，就知道有工作正在同時進行，且自己避免這種狀況，並且盡快、確實地將工作一件件完成。

養成這種不同時進行工作的習慣，就能避免因注意不集中導致工作效率降低、以及作業上發生的疏失或遺漏、錯誤的情況。

※本文由《春光出版》授權報導，未經同意禁止轉載。

※更多精采好文，請見【上班‧這檔事】好文上架http://www.yes123.com.tw/admin/aboutwork/good_essay.asp專區。

• 

  3人喜歡

• • 
  •