一周計畫表不重要！因為一直都搞錯了...？

• 2015-3-31
• 文／陳清稱
• 圖／Dmytro Zinkevych

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一周計畫表的用意是要給工作努力但覺得時間不夠用的人，如果弄錯事情的輕重與方向，做出來的計畫表可就真的一點用也沒有了！

職場上經常可見工作認真、整天忙碌，但成果不彰的工作者。成功學大師史蒂芬‧柯維（Stephen Covey）在《與成功有約》一書中指出，最根本的原因出在「搞錯了方向」。就像從台北開車去高雄，為了趕時間只顧著埋頭趕路，卻將車開往宜蘭，最終只是事倍功半。

為協助工作者拾回心中的羅盤（目標），柯維以「重要性」與「急迫性」為軸線，畫出「時間管理矩陣」（參見【圖表】）：「重要性」指的是真正有助於達成人生目標，讓生命更豐富、更有意義的事，多半都不是那麼迫在眉梢，例如長期規畫；「急迫性」則是指迫在眼前的急事，多半具有瑣碎、耗時等特質，例如，要在期限內完成的急事。

雖然「重要性」與「急迫性」都與時間有關，但柯維認為，只有「重要性」才能用來衡量時間與生命；反之，陷入急迫性偏執的工作者，則因為無法思索生命中真正重要的事情為何，只好以忙碌填補空虛（第Ⅰ、Ⅲ象限），或是選擇逃避浪費生命（第Ⅳ象限）。

「要事第一」是唯一的解藥。柯維強調，要想扭轉急迫性偏執的人生，便得自問：「什麼是最重要的事？」「人生意義何在？」「你希望成為什麼或完成什麼？」對這些問題有了清楚的答案後，人生的目標、抉擇與時間安排才能徹底改變。

為落實這個目標，柯維以「要事第一」為原則，設計「一周計畫表」，從整體角度思索一周的生活與工作，依據人在生活中所扮演的各種角色，擬訂當周最重要的事，並排入計畫表中，確保在每一天的行程中，優先做好人生最重要的事，排除不重要、急迫的事所造成的干擾。

如何擬訂一周計畫表？
柯維指出，規畫一周計畫表時可依循以下6步驟，落實優先處理「重要/不急迫」（第Ⅱ象限）的事。

1.與使命連結：
自問「生命中最重要的事是什麼」。列出你認為最重要的三、四件事、思考長期目標後，再寫下答案，做為個人信念或使命。

2.認清角色：
生活是工作與家庭各種角色的串連，只有清楚認識各角色間的關係，才能取得平衡。確認使命後，在周計畫表「角色」欄中寫下你所扮演的各種角色，例如父親、家長會會長、業務主任。

3.設定目標：
思索在這一周扮演每一種角色時，做哪件最重要的事（要事第一）能產生最大的效果？例如，扮演父親角色時，盡量安排時間與孩子相處，或是扮演業務主任時，以做好工作上的長期規畫為主，這些「重要/不急迫」的目標，才是最要緊的事。

4.做好周計畫：
將「重要/不急迫」的事先放進行事曆中，例如，安排時間與孩子相處，或是做好工作上的長期規畫，把最重要的事情擺在第一順位，以免一周的時間被緊急的事情填滿。

5.實踐誠信原則：
為實踐「急所當急」的原則，可透過每日省思一天的生活、安排事情先後順序，依據事情的重要性做最佳時間安排，而不是繞著急迫的事情團團轉。

6.評估：
等到一周結束，可自問完成了哪些目標？遭遇哪些挑戰？做過哪些決定？是否把「重要/不急迫」的事列為當務之急？花30分鐘檢討上述問題，學習不再犯相同的錯。

【全文未完，完整內容請見《經理人月刊》第124期】

本文經授權轉載自《經理人月刊》未經授權禁止轉載。

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