跟低效率說拜拜！11招教你成為「快快人」

• 2016-3-4
• 文／知識家編輯
• 圖／Benny Mazur

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湯瑪斯·愛迪生說：「時間是人類唯一擁有的共通資本，也是唯一不能失去的東西。」 辦公室中，總有一群人效率奇高，好像一天有48小時，他是怎麼做到的？

TalentSmart的主席、《Emotional Intelligence 2.0》的共同作者Travis Bradberry在《Entrepreneur》網站發文指出，要做到高效率高產量，是有圖可循的。不需要加班，不需要強迫自己，只需要「用對方式」。

1、沒有「稍後再看」這回事

效率高的人永遠不會把郵件或信息標記為「稍後再看」，因為這意味著要花第二次的時間來處理。這是對時間巨大的浪費。通常，他們在接到信息的當下，就會立馬選擇回復或刪除。對其他事情也是一樣。

2、下班前就已經整理好明天的工作

Bradberry指出，效率高的員工通常會在每天離開辦公室之前就整理好明天的工作。這樣做有兩個好處：第一是讓你自己知道你今天都做了什麼，二是確保明天仍是效率高漲的一天。其實，每天結束前整理整理，根本不會用到幾分鐘時間。

就像班傑明·富蘭克林說的：「每花一分鐘在「整理」這件事情上，每一小時的時間就被節約下來了。」

3、先苦後甘

每天都把最無聊的工作擺在第一位，完成了才開始做其他的事情，這是成就高效率的不二法門，也是「拖延症」的最佳解藥。另外，這在心情上也是一種幫助，因為最無聊的已經做完了，接下來的一天，都會是充滿樂趣的。

4、通常不理會所謂的「緊急狀況」

工作中經常會有所謂的「緊急狀況」需要我們去處理，可是久了就會發現，這些狀況根本常常是些雞毛蒜皮的小事。不但不值得花時間，還會耽誤我們的工作進度。所以，高效率的人通常會選擇忽視，或者把這些事委託給別人。他們的目的只有一個：別妨礙我幹正事！

5、跳出來掐時間

眾所周知，開會是公司裡最費時的事。如果沒人催促，會議可以無止盡地一直開下去……不過，套用一句Michael Altshuler的名言：「壞消息是，時間總是過得很快；好消息是，你可以試著去掌控它。」高效率的人這時候就會選擇跳出來，提醒大家時間不多了。他會竭盡所能地督促大家更有效率，在規定的時間內完成這次會議。

6、懂得拒絕

每個高效職人都知道，說「不」是保證效率的基本配備。真的在忙的時候，他們絕對會毫不猶豫地說「不」，不留一點餘地。這麼做，是為了保證自己的工作進度和質量。

美國加利福尼亞大學舊金山校區的一項調查顯示，一個人越不敢說不，壓力就越大，甚至會抑鬱。所以，一定要學會拒絕。

7、只在指定時間查看E-mail

Bradberry說，效率高的員工通常不會動不動就去看一下電子郵件，也不會讓E-mail一直打擾到他的工作。通常，高效職人會有一個「重要發件人名單」，只有他們的郵件需要隨時回復，其他的，一律等我有空了再說！不過，他們也不是沒有禮貌，像有些人會設置自動回復，上面寫明每天查看郵件的時間，讓對方至少心裡有個底。

8、一次只做一件事

斯坦福大學的研究報告表明，一心多用，真的沒有比較好。即便有些人聲稱自己真的有這種能力，結果也顯示，他們只是想太多。每當他們一次處理多件事情時，他們總是沒辦法組織他們的想法，也不能排除干擾訊息，什麼都是亂糟糟。實驗證明，一次只做一件事的動作反而更快。

Bradberry也指出，一心多用本來就不符合我們的生理構造——人腦一次最多只能專注在一件事情上。

9、斷開網絡

如果真的有必要，請勇敢地斷開網絡。不過在這之前，記得找個信任的人當臨時秘書。這種做法雖然看上去有一點點極端，但真的很管用。它能幫助你切斷一切的干擾，讓你專注在自己的工作上。

10、會把工作委派給別人

高效職人不是不忙，而是懂得把工作委派給別人。Bradberry指出，高效職人很清楚地知道，他們不是辦公室里唯一的員工，也不是那個最聰明、最厲害的人；所以只要是他們能做的，其他人一定也做得到。所以，能派給別人的，就不要自己做。

11、善用科技助手

其實，現在市面上也有很多APP可以幫助我們管理辦公事務。比如有一款叫“IFTTT”的，它可以設定在某些重要事件發生的時，給你自動提示。比如股票漲到多少錢，會提示你要不要賣出，最大的客戶發來訊息的時候，問你要不要回復。這樣，你就不用常常停下來自己去看消息了。

※本文內容授權自《知識家》，原文點此，未經授權不得轉載。

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