想去三菱商事上班？第一步先做沒意義的事

• 2016-4-25
• 文／佐藤智惠
• 圖／herval

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三菱商事全力培育國際人才，每年有超過百人以上的年輕員工，被派遣至世界各地。

據說，三菱商事對員工的指導原則是「不嘩眾取寵、不耍小聰明，凡事堂堂正正面對」，即使失敗，只要是光明處事（三菱商事的企業理念之一，意指企業活動需堅守透明性、光明性、公平性）的結果，便會給予員工重新挑戰的機會。

三菱商事的員工鈴木圭一，曾於二○○八年挑戰開拓海外新商務，他分享了自己從失敗中學習的經驗。

「啊！又得重寫給部長的報告書了，真是毫無意義的工作。」

一九九五年，是鈴木圭一進入三菱商事的第三年，當時的他每天都在心中抱怨。鈴木在開發建設部，經手都市再開發的相關業務，必須將公司與居民，或購買土地的企業雙方的協調結果，製作成報告書呈交給部長，但他的報告書卻屢屢被退件。

據三菱商事規定，報告書的篇幅必須限制在一至兩張A4紙內，且內容講究簡潔扼要。主管收到員工的報告書後，會以紅筆批改，並退回給當事人修改，這種像是寫公文練習般的訓練，從剛進公司之後便一直持續到第三年左右。

鈴木提交的報告，有八成以上會被上頭修正，收到滿江紅的報告書後，還必須用打字機把報告書重新繕打一次，並再次上繳。

「三菱商事的報告書習慣用文言的方式書寫。例如『前文所述』必須寫成『前揭』；還規定使用『據悉』等文謅謅的用詞，甚至連並列詞語都有規定，例如提到兩樣事物的時候要用『A及B』，三樣則是『A、B及C』，三樣以上則使用『以及』。即使是這種小地方，部長也絲毫不馬虎。」

「用『及』跟『以及』還不都一樣？」鈴木說自己當時超想大吼。

「報告書不但要符合用字用語的規定，還必須投主管所好，真是本末倒置。與其拘泥格式，報告的速度及效率應該重要多了吧？況且我的業務很少出錯，實在沒什麼好報告的，所以我每次修改，都抱著心不甘情不願的心情。」

鈴木當時每天都在想，自己明明是為了從事國際商務才進入三菱商事，現在卻每天都在練習寫公文。公文能力對於國際企業而言根本不重要吧？到底得熬到什麼時候，才能逃離寫作練習的地獄呢？

使用既定格式，是為了增加效率

鈴木回憶道：「剛進公司前兩年，還覺得工作很新鮮，但到了第三年，便開始對單調的業務感到厭倦。明明工作能力還不到位，卻自以為是了起來。一方面也是因為，想到自己都已經待在公司三年了，還只能做這種工作嗎？我為此感到非常焦慮。」

當時的鈴木還無法理解內部報告書的價值，只想著：「反正不管怎麼寫，都會被改得亂七八糟，那就乾脆隨便寫一寫吧︙︙誰叫上頭這麼刁鑽？」

於是，他的報告書越寫越馬虎，終於有一天，組長將他叫到面前。

「鈴木，你的態度太敷衍了，拿出熱忱來！部長他可忙得很，寫出簡潔易懂的報告，是部屬最基本的職責。你只要按照公司規定的格式，就能讓批閱者一目瞭然、立刻做出判斷，連帶增進團隊整體的工作效率。」

原來上頭這麼要求格式的統一，是為了增加團隊的工作效率。鈴木這時才領悟主管為何要特地耗費時間，親自替部屬批改報告書。

「現在想想，我不禁懷疑自己為什麼在受到責罵前，沒能主動詢問這些業務究竟有什麼意義。其實工作就像練肌肉一樣，要鍛鍊基礎能力，就必須先從重複執行同樣的作業做起，但只要心中有任何一點不甘願，就無法長久持續。這件事讓我明白，無論多麼瑣碎的工作，對公司都是有意義的。」

後來，鈴木開始認真撰寫報告書，上頭批閱回來之後也不再滿江紅。同時，他也察覺到，在重新繕打報告書的過程，能幫助整理自己的思緒。

時至今日，鈴木也成為負責批改部屬報告書的主管，他說：「開始批閱報告書後，我才體會到，組長當時為何要如此嚴厲的訓斥我。按照規定格式書寫的報告書，讀起來真的非常清楚。然而，包含我在內的所有主管，因為實在太忙，現在都直接在電腦上修改部屬的報告。雖然我覺得用紅筆批改，最能讓新人知道自己哪裡寫得不夠好，只可惜沒有那麼多的時間。」

三菱商事傲人的商務成績，都是靠著這一張一張的報告書累積而成的，鈴木直到成為主管才領悟到這一點。

「單單一張報告書，當然沒有任何金錢上的價值。但是當報告書累積到一個階段時，便能彙整成一份完整的企畫案。一旦企畫案通過，假設是與石油、礦物、電力等產業有關的案子，甚至動輒數千億日圓也是常有的事。多虧當時主管的訓斥，我才能寫出像樣的報告書，實在令我感激不盡。」

※本文內容授權自《世界菁英為什麼相信失敗，質疑成功？》，未經授權不得轉載。

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