E-mail給對方就算告知？你誤會大了！

• 2016-3-31
• 文／凌帠的管理世界
• 圖／Matt Seppings

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用E-mail溝通除了可以讓所有相關的人都了解狀況外，還可以留下證據，只要將相關人員加入CC名單即可。

但為什麼事情經過明明都CC給老闆了，老闆還是都責怪沒跟他報告，說不清楚這件事的進展呢？

用E-mail溝通非常方便，只要輕鬆按下「傳送」，大家就能同時收到你的訊息。傳送E-mail幾乎是沒有成本，只要將對方的郵件地址加到收件者或是CC（副本抄送）名單中即可，方便又省時。

所以，很多上班族為了要讓主管或老闆知道自己很認真工作，事情進行的過程，除了寄給相關人員外，還會CC給主管以及老闆。

這樣大家就能掌握到事情進展的最新的資訊，別人要是有什麼意見也可以立即提出。想想這樣真好。但真是如此嗎？

郵件爆炸

E-mail是好工具，但被過度利用反而會造成反效果。E-mail太方便了，所以造成郵件暴增，每天似乎都有看不完的E-mail。無論事情大小，與自己有關或無關，別人都CC給你，職位愈高的人郵件愈多。

本來是好意地告知，後來卻變成「不勝其擾」。主管的簽呈就已經多到快看不完了，現在又多了E-mail，數量又如此驚人，如果是你，你會如何處理？

副本抄送=看不看隨你

很多人在寄發電子郵件的時候，很喜歡CC給一大票人，有時不管是相關的人還是不相干的人都一併CC，而主管及老闆是最常被CC的人。寄信的人的想法是，把你列入CC名單，就算是跟你報告過了。

要是事情後來發生個什麼狀況，就可以說明「這件事情整個過程我都有CC給你」，所以我已盡到報告的義務，是你自己沒認真看信，而你在整個過程中又沒有提出任何意見──「沒意見就等於是默許」，所以整個過程都是在你允許的狀況下去執行的，最後的結果怎麼能夠怪我呢？

如果你真的想跟老闆報告，就應該要確定老闆真的知道這件事情，並且支持你的做法；否則的話，就只是在刻意迴避，給自己找個藉口罷了。

另外，不管是主管或是老闆，每天收到的電子郵件數量一般也都大得驚人，他們通常沒空去看所有信件的。

尤其是現在垃圾信氾濫的年代，除非是一眼就能判斷是重要信件，否則大多都是略過不看。那麼如果你只是CC給老闆，通常會被判定就「只是報備，無關緊要」，你想這樣的信老闆會認真看嗎？

沒來找我就是不重要

某董事長電腦出問題，找MIS人員來處理。狀況似乎不太樂觀，MIS弄了一陣子後，看來是沒救了，只好宣判壽終正寢，馬上幫董事長換台電腦。

新電腦裝機完成後，要重建整個環境，跟董事長說明：「董事長，我先幫您重建電子郵件信箱，以目前的狀況，只能從舊電腦中救出少部分的信件，所以有些信件可能會救不回來。不曉得這些信件是否很重要，如果一定要全部救回的話，硬碟就必須要請專業救資料的廠商來處理，才有可能將全部資料救回。」

董事長對於這個問題，幾乎是毫不考慮的就立即回覆，而這個回覆卻讓MIS大感意外：「我過去的信件全部都不用重建，只要把郵件軟體裝好就可以了。」

「董事長，真的是『全部』都不要重建嗎？您真的確定不會有影響嗎？」MIS還以為自己聽錯了，趕緊跟董事長再確認一次。

「我這些信平時也都是不看的，因為如果真的有重要的事情的話，他們就會來找我，如果他們都沒來找我，就代表沒有重要的事情。所以這些信即使全部都刪除掉，影響也不大，所以就不用再浪費時間來重建了。」MIS人員這時才了解，原來老闆對於事情是這樣看的。

本末倒置

人與人之間的溝通，最好能當面講清楚。E-mail是一個協助溝通很好的輔助工具，可以用來彌補無法當面溝通的遺憾，卻不能取代當面溝通。很多大老闆的時間非常寶貴，連你要當面報告，都撥不出幾分鐘時間，你想他又有多少時間來看E-mail呢？一家公司有那麼多的員工，如果每個人大事小事都CC給老闆，當然最後的結果就是一律被忽略。

所以，如果你以為事情經過已經E-mail給老闆，就算是報告過了，那麼，你就真的是想反了！

※本文內容授權自《凌帠的管理世界》，未經授權不得轉載。

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