世界上最公平的事，我們都只有24小時

2014-6-19
文／卡內基訓練

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圖片來源：[Jill Ferry Photography]／Getty Image

幾年前，彼得．杜拉克做了一項調查。他詢問好幾百個資深的主管人員，問他們成功的最大因素是什麼。最多的答案是：控制時間的能力。

伯利恆鋼鐵公司的總裁查理．史瓦伯，之前也提過這樣的看法。他有一次和有名的管理顧問艾維．李碰面，李向史瓦伯推銷自己的服務。史瓦伯問他這樣的服務有什麼好處，李回答：「我們能告訴你如何管理得更好。」史瓦伯說道：「我的職員知道如何管理。他們需要的不是管理知識，而是如何把知識化為行動。假如你能告訴我們如何做到這點，我會在合理範圍內付你所要的酬勞。」

李說：「我可以提供你一樣東西，用來幫助你解決這個問題。」說著，便遞給史瓦伯一張空白紙，要史瓦伯把第二天準備完成的事項，寫下最重要的六項，並且按照重要性排列出來。他接著又說：「明天早上的第一件事，便是由一號事項開始。第一號事項做完畢，再開始二號事項，如此一直做下去，直到下班為止。假如你只做了一兩件事也不要緊，就是要把最重要的事先完成，其餘的都可以等候辦理。如果你不能用這個方法做完這些事，你也不可能有其它辦法了。

而且，假如沒有這套系統的話，你甚至不知道什麼是最重要的事。每天都照這個方法去做，直到你體認出這套系統的價值，然後再要你的工作人員也照著做。你可以想試多久便試多久，最後再依著你所認為的價值開一張支票給我。」

這席談話只不過花去了三十分鐘，幾個禮拜之後，史瓦伯開給李一張兩萬五千元的支票（這是在第一次大戰之前），並附帶了一封信。信上面說，這是他學到的最有價值的一課。好幾年之後，史瓦伯還常常告訴別人，這套系統是伯利恆鋼鐵公司迅速成長的主要原因。

把每日的工作依照其重要性排列出來，至少可以先讓你完成最重要的事。其餘的事項縱然不能夠如期完成，但總是不那麼重要。或許你可以把這些工作交待屬下去做。

現在有許多管理工具可以幫助人控制時間。像史瓦伯先生使用的清單、行事曆、備忘錄、活動記錄、時程表、日誌等等，都可以使你有限的時間得到較好的運用。但是，無論你把時間如何計劃好，總會有許多意想不到的事情發生、打斷、或佔用你原先計劃好的時間表。

這些妨礙是不可避免的。如：上司突然交給你一個新的計劃，要你馬上做；有位顧客突然打電話向你抱怨，你得仔細傾聽並隨時有所反應；有個員工跑來要求和你討論一些私事──像這類事件都會侵佔你的許多寶貴時間。

這些「時間強盜」都是外在強加進來的，最常碰到的大概就是電話了。由朋友、家人、或是討論公司外帶聊天的一些同事打來的電話，往往不知不覺便佔用你許多時間。我們可能不容易控制這些外來的干擾，卻可以在接聽這些電話的時候，把與公事無關的話題盡量長話短說，並提醒家人或朋友，除了緊急事件之外，不要在辦公時間打電話來。這樣可盡量減少時間的浪費。

另有些「時間強盜」是不必要的會議。許多公司的會議往往不是那麼緊急或具有價值，有些甚至只是例行公事。我們也浪費許多時間處理文書和報告；還有一些不良溝通，不但浪費時間，也浪費精力。如果溝通的結果對方不能理解你的意思，則事後的重覆說明、解釋，也要費去不少時候。

除此之外，典型的「時間強盜」常常就發生在公司內部──過長的午餐、咖啡休息時間、外人來訪等等，往往也佔去不少寶貴光陰。不過，這大部分都可以自行控制。你要盡量警覺，才不會讓時間不知不覺消失。

亞利桑納州「席德電視電器產品公司」的總裁愛德．達納森先生，為解決這種「時間強盜」的問題，而特地更改辦公地點。達納森先生的公司在兩年之內，員工由八人增加到五十五人，擴充速度相當驚人。

達納森的辦公地點座落在最繁忙的一家店舖裡，每天都有員工跑來要他處理一些日常瑣事，很佔去不少寶貴時間。達納森後來便把辦公地點遷移到另一個地方，使自己能心無旁騖，專心處理公事。他並且訓練各管理人員處理他自己的問題，結果：他自己的辦事效率提高了百分之五十。

也許有許多浪費時間的情形，是出自工作者本身。由於不良的工作習慣──像拖延、怠惰，都使他們不能有效運用時間。要克服這種情形，必須當事人有堅強的意志，否則，就需要專家的諮商或協助。

有些浪費時間的習慣是可藉由訓練加以克服。像缺少組織的方法、不懂得如何授權、不懂得傾聽別人的談話、不知道該如何鼓舞別人、不清楚自己的職責所在、或缺乏創造力等。本書的其它章節對這些技術問題都會詳加討論到。

總而言之，無論一個人如何懂得組織，總不免多多少少會浪費掉一些時間。我們很容易攤開雙手，無奈地表示沒有足夠時間可以把事情如期完成。但是，假如能把每天、每星期、甚至每個月的時間都仔細安排，並盡量減少那些佔用寶貴時間的種種因素，你和你的員工，必能把時間發揮最大的效用。

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