24小時哪夠用？時間管理是騙人的？

• 2018-4-2
• 文／周勝輝

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在工作時間，我們8分鐘會受到一次干擾，每次干擾5分鐘，所以每天有50-60次干擾，就有4小時的干擾時間......

日前受新竹教育大學教與學中心的邀請，前往講「時間管理」，這個議題對新鮮人非常有用，畢竟剛從高中的壓迫時間，到了大學的放鬆時間，一下子沒人管你，自己如果自制力不強也會放蕩四年。

講到時間管理總是有那麼一點點的弔詭，為什麼呢？

因為管理xx時，你可以對xx增加、減少或消滅，而「時間」卻不行；有時可以對xx切割、整合、比較、儲存，甚至於排序，「時間」也不行。通通不行時，那麼「時間管理」是不是騙人阿？有人反應：聽某某人演講時間管理，照他的方法做，卻沒甚麼效果；也看了幾本相關的書籍，結果也沒甚麼改善。結論是「時間管理」是騙人的。

其實第一點大家應該知道，時間管理不是管理時間，而是整理思考、執行任務、規劃未來。在你從頭看到這裡時，已經花了幾秒鐘的時間，這段時間不會再回來了，所以，也不能管理。任務來了，你就要去做，這個行動必須用到時間，而時間不會回復，因此，就要更加珍惜。

至於第二點是他一直想要找到更好的時間管理的辦法的關係，所以，尋尋覓覓之後，來到悽悽慘慘的地步，為什麼呢？因為時間管理要用簡單方法，人們不耐複雜的操作，所以找到一個簡單方法，持續做，重複執行，你會發現你做事的效率會改變很多。

一開始上課我總是要求他們分組，討論績效不佳與時間管理的辦法，他們答案是受到干擾與毅力的問題，這兩個確實是很嚴重的問題。毅力是沒有找到一個簡單的方法，持續做；而干擾是專注力不夠，還有不懂得迴避外力的關係。

在工作時間，我們8分鐘會受到一次干擾，每次干擾5分鐘，所以每天有50-60次干擾，有4小時的干擾時間，最煩惱的是，80%都是無意義的，也就是3小時浪費掉了。你可以用這種方法改善：

告知他人，我只在某時段有空。在門前或桌子上或隔板上掛上「工作中」或「請勿打擾」。使用肢體語言，如只轉頭不轉身，手拿筆寫字或打電腦…等。利用結束用語，如我明天一早要交報告、我要打電話給顧客…等。還有一個重要因素，是他們沒有提到的-膨脹，也就是自以為時間很多。我們可以稱為「帕金森定律」，有人一封信可以寫10分鐘，也有人可以寫1小時，所以，我們會將工作自動膨脹，直到佔滿可用的時間為止。很可怕吧！

記錄任務很重要，一旦你看到你的清單上的任務長長一串，你就會漸漸打消還有很多時間的念頭。但是記錄工具非常多，包含紙類的筆記本、便利貼、萬用手冊或者電子式的PDA、手機、電腦、網路等等。沒有一個是最好的，各有其優缺點，所以，你應該選擇一個「適合」你的簡單工具。

通常我會教他們利用小冊子來記錄，用使用過的A4紙即可。我的構想是來自於PocketMod，攜帶方便、用法簡單就可以將你的任務依照標籤列出來。

如果干擾與時間膨脹問題解決了，我相信你會多出一半的時間。接著就要思考我多出來的時間要做甚麼有價值性的工作。

※本文摘自《AHWII神經業務狂部落格》，未經同意禁止轉載。原文出處及更多精彩文章：請見《AHWII神經業務狂部落格》網站http://blog.ahwii.com/

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