想升官？先把你的文筆練好再說吧！

2015-4-7
文／周勝輝
圖／Willie Davis

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上班族要注意，別覺得口才比文章來得重要，仔細想想，能影響你思緒的通常都是文章，因為文章能長時間的思考，會比較清晰，而且可以一看再看，而口語卻僅能靠瞬間的直覺。

上班族有一大段的時間要寫文章，包含email、說明書、企劃書、操作手冊、函、呈…等等。然而，我們從小學開始到大學甚至研究所畢業之後，看看你的右手，摸摸你的大腦，你認為你的文章是否可以達到說服別人的程度呢？沒錯！文章不一定是說服的方式而已，也有說明、宣告、裝飾…等等的架構，但畢竟這些方式大都隱含勸說讀者採取行動。雖然文章內容不一定包含「我建議」、「我認為」這些明顯的勸說用詞，只要我們文章的表達方式妥當的話，也能達成說服的目的。這也是我們上班族應該注意的一點。

在同一公司裡，看你的文章的讀者都是熟悉你這一行業的，所以，不用過長的解釋，簡短、清晰、架構形成企業文章的最基本要求。它跟我們一般寫的文章是不太一樣，如書籍、部落格、微網誌…等。

如果你在大公司裡，其垂直的組織可能是這樣：
董事長-->總經理-->協理-->處長-->經理-->副理-->主任-->職員

如果你只是基層人員或基層主管的話，你想要跟處長級以上的主管開會，機會是少之又少，換句話說，你想要用口語來表達自己的想法根本是不可能。但是你寫的文章卻能上達天聽，達到說服高階主管的目的。當然，文章說服對象不只是主管而已，同事、顧客、供應商都可用文章的方式。所以也不限於大公司，有些時候無法當面溝通或電話裡講不清楚時，利用文章反而可以表達自己的想法。畢竟，文章可以長時間的思考，會比較清晰，而且讀者可以一看再看，而口語只能靠瞬間的直覺。

記得剛出社會不久在一家大公司當業務，那時的我拙於口語表達，但是我就是比較喜歡用文章說服。有一次我的顧客是很有名的連鎖量販店，為了讓產品上架，因為產品上架才有可能銷售，所以我認為舉辦促銷活動才有可能。但是，我根本沒有機會跟高階主管開會，他們又很怕全國的經銷商反彈。所以，文章成為我的武器，一方面說服高階主管支持，另一方面說明如何安撫經銷商的方法。果然，利用促銷活動的機會全面上架公司的產品，也帶動經銷商的商機。

如何寫一篇說服的文章呢？架構是很重要的，此架構分成主題(項目、主旨、標題都可)、序言(前提、前文、引言或導言都可)、論點 (內文、主文都可)與結論。

主題
主題是此篇文章所要表達的內容，我們可以分成：

1.取得好處：我們到底可以得到甚麼利益、好處、優勢、機會之類。如「舉辦ABC公司的周年慶可以提升50%業績」。
2.標示驚悚：讓讀者感到恐怖、驚嚇進而想要了解如何避免。如「不舉辦ABC促銷活動，會讓ABC反彈！」。
3.提出疑問：想要引起讀者的好奇心，讓他想要進一步了解原因。如「ABC促銷活動，對我們有好處嗎？」。
4.揭露訊息：這是四平八穩的普通標題，也是一般人最常用的，只是單純傳達訊息而已。如「ABC公司舉辦周年慶事宜」
哪一種比較好呢？通常是取得好處。

序言
序言是說故事的時候，也就是在內文之前，有段進入主文的簡短說明。你最好能表達故事的情境，然後這個故事引起哪種衝突，這個衝突會帶來問題點，接下來說明你如何解決這個問題點。解決方法就是下面的論點。

論點
論點就是解釋如何解決問題點的方法，有兩種方式：
1.由上往下法：就是你的思考方式是順著自然方式一直擴展下來。有4種方法：

程序：順序、步驟都可，例如：製造流程、運送方法、銷售步驟…等。
一對：兩個主要論點，例如：相對的男女、內外，對立的正負、陰陽。像我前面所舉的例子二元式的量販店與經銷商的問題解決方法。
元素：一些已經存在的方法論，例如：5力分析、4P、3C、4M…等等。
自發：當然上面還沒辦法找出你的論點時，就自己想自己的辦法解決須注意邏輯的關係。

2.由下往上法
當我們還是想不出論點或無法找出問題時，可以利用由下往上法，KJ法、腦力激盪、魚骨圖都是。想出點子，收集點子，往上概括，形成共識。有興趣可以在網路上找到這些方法，我就不再贅述。

注意這些論點之間，都需要邏輯思考的觀念，就是每個論點都是解決問題的方法，而不是多餘的或不相關的論點。

結論
如果上面的論點清楚的話，結論的作用就不大了，甚至在短文裡，連結論也不會出現。但是我還是認為要有小小的結論來強化論點的合理性與要求支持的條件。這樣，讀者才能提供資源或協調相關人員來幫助我們。

文章的重要性不會輸給口才，從古至今唯有文字才能流傳至今，傳頌不已，不易改變。你想看看是口語還是文章的片字片詞影響你呢？你家最多的資訊是書、雜誌、文件還是CD或影片呢？當然妳會認為以前沒有錄音設備，所以也沒辦法留下任何口語，話雖如此，但是就算有錄音設備，近期影響你的可能也是這些文字吧！

我無法將所有的知識在這篇文章表達完整，如果你有這方面的需求，可以來資策會的商業文件撰寫精修班上課，我們一起來討論。由練習與授課之中，保證你的文章說服力會更進一步。

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