對付繁重工作量 你可以這樣做...

• 2015-5-5
• 文／山崎將志
• 圖／Glovatskiy

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「要不要試著重新檢視不必要的工作？」上班族經常聽到這樣的建議，只是這樣的建議一點幫助也沒有。想要簡化工作，工作技巧也要提升，不然馬上就會回到原來的工作量！

現今對於拚命努力工作、或是長時間工作的做法已經不再全然贊成，但每個人的工作量仍然不斷增加，而且職場上對於工作品質的要求也越來越嚴苛。

「要不要試著重新檢視不必要的工作？」上班族經常聽到這樣的建議，只是這樣的建議一點幫助也沒有。

「我真的沒有多餘的時間做什麼不必要的工作。我現在做的事都是我必須做的，所以我一定得完成。」若是這樣的話，那就只能設法在短時間之內完成同量的工作。

對於抱持這種想法的你，我的建議是「簡化工作」。

就像人體減重一樣，光是減少熱量的攝取是不夠的，如果不增加肌肉量的話，馬上就會復胖。還有，減重並非只是減少熱量而已，還必須攝取優質的食物並且搭配適當的運動才行。把這樣的概念套用到工作上吧。

想要簡化工作，只是刪減不必要的工作，那是不會成功的。若是工作技巧沒有提升，馬上就會回到原來的工作量；另外，簡化工作不是減少工作量而已，把工作做好以及適當的訓練等都是必要的。

話雖如此，但工作的範圍實在太過廣泛了，應該從哪裡著手才好呢？ 對於為此而感到困擾的你，我的建議是先從「簡化資料與電子郵件」開始著手。接下來我將說明原由。

工作「減肥」，為何要從「資料與電子郵件」下手？
現今這個時代，寫作技巧的重要性越來越受到重視，白領上班族的工作以寫文章為主──寫電子郵件、建立資料──這麼說真的一點也不誇張。

請回顧你這一天或是這一周工作時間的分配狀態吧。你究竟花了多少時間在資料或電子郵件上呢？

以我自己的調查結果來看，內勤人員大約得花上班時間的八成，業務人員也要花大約五成的時間坐在電腦前。其中泰半的時間應該都花在讀、寫電子郵件或處理資料上。

或者，最近應該也有許多人利用交通的移動時間，透過智慧型手機或平板電腦回覆電子郵件。甚至連私人時間一定也是頻繁地讀寫郵件，以維持工作的順利進行。

現在已經是日本一億人口都投入書寫的時代，過去完全無法想像這樣的狀況。回顧筆者的學生時代，說到寫字，不過就是寫報告、寫考卷、做筆記等；私人方面，頂多也不過是一年寫幾封信而已。

而現在已經從「一年寫幾封信」變成「一天寫好幾封信」的狀況了。

由於這樣的環境變化，溝通的速度越來越快，就算是個人也能夠輕鬆地與各式各樣的人產生大量的交流。此外，由於個人電腦的軟體多樣化，連自己也能夠做出許多以前只有專家才做得出來的專業資料。

不過，除了各種優點之外，伴隨而來的也有一些缺點。例如，就算不知道正確寫法也能夠輕鬆下筆書寫，並且輕鬆地將寫出來的東西傳送給許多人，問題就從這裡衍生出來了。

※本文內容授權自《春光出版》，未經授權不得轉載。

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