事情老是做不完？4招幫你跳過不重要的工作

• 2016-8-24
• 文／SmartM/盧俐妤
• 圖／James West

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常覺得時間太少、事情永遠做不完？事實上，有些工作看似重要、急迫，實質上卻並非如此。

根據顧問公司Staples Business Advantage一份調查顯示，有四成的美國員工感到過勞、為了工作燃盡生命。也有59%的員工相信，減少工作量能有效舒緩他們的工作壓力。

但那些總是被截止時間追著跑的人，是否想過究竟是手邊任務太過繁重，還是自己先用了大量事務來填補時間，反而卻造成時間不夠用的後果？人才培訓公司p.Link 的CEO Gretchen Pisano分享，在工作前先用以下4種問題，來釐清哪些是真正「緊急」的工作，學會排列任務的輕重緩急。

一、不做這件事以後，有人會注意到嗎？

有些任務看似重要、急迫，實質上卻並非如此。一間規模龐大的公司，其行政團隊訂下每週一次的集體例會，讓每個部門報告各自的進度與決策等等，認為這樣能節省許多時間掌握最新近況。不過像這樣的大型會議，不僅每次要花費大約兩小時的時間，有些主題也常因討論不出結果而延緩至下週。隨後公司高層默默解散了這項會議，直到事隔數週，才有人詢問為何這麼做。

有時候人會以主觀判斷一件事的重要性，但這也許對集體利益無任何幫助，甚至佔用了不少時間，卻無法有效達到實行目的。這時不妨問問自己：假如我停止去做之後，是否有人會注意到？如果答案是肯定的，那這件事的必要性，恐怕沒有你想像中得高。

二、完成任務的期限到底為何時？

懂得遵守任務的截止時間是一個好習慣，但有時候我們會忘了「真正的期限」究竟是何時。當接獲一項新的任務時，如果常本能地想盡快解決它，反而會搗亂原先安排好該完成的代辦事項，讓自己變得手忙腳亂。

學會把手邊的事務排列優先順序，可以依照程度分成三類：緊急的、時間彈性的、非必要的，才能更清楚知道自己現在最該做的是哪件事。要是沒有明確的時間規劃，就會錯把所有事都當成急迫性的任務，或者浪費寶貴時間在非必要的事上面。

三、做這件事是否為了拖延時間？

有時候是否會感覺已經工作很長一段時間，卻不曉得自己到底都做了些什麼？Pisano提到，當一天工作時間越長，就越會塞滿無關緊要的事來虛耗時光。有些人會認為時間看似還很充裕，決定先處理其他較感興趣的瑣事，或是想稍作休息、做些別的事讓自己分心，導致正事積欠到最後才火燒屁股。每天有規律作息表的人，會懂得分配一天的工作進度，並優先處理今日待辦任務，才不會被其他外務干擾，也較能掌握時間規劃。

四、這只是例行事務、還是有挑戰性的任務？

我們經常會趨於選擇做自己擅長的工作，專業分工對企業的組織規劃本身也是有助的。但在當今快速變遷的社會中，若沒有適時增進個人能力的話，就會像缺乏定期進場保養的車，最後只能報廢處理。

懂得策略性思考、培養與時俱進的技能，是職場上不可或缺的條件。試著在工作時挪用20%的時間（不用太多），訓練自己用跟以往不同的工作模式，避免因每天循環工作所養成的習慣導致腦袋僵化。把握原先即擁有的能力，再實驗以新的工具、方法來提升自我，譬如學習新軟體、或者嘗試不同的因應客戶之道，衝擊更多工作創意，對發展長期事業也有正面影響。

※本文出自《SmartM人才培訓網》，粉絲團為《SmartM人才培訓網Facebook》

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