早上不用太認真工作，反而比較能準時下班？

• 2017-11-13
• 文／SmartM/林孟嫻
• 圖／interestedbystandr

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針對提升工作效率，市面上有許多文章提供相關技巧與秘訣，但仔細閱讀與比較，會發現許多著重於如何在上午時段積極衝刺，因為多數人上午精神較集中、效率也比較好。但是，正是因為越到下午，生產力越低，工作的安排就得更費心，以免下半天不小心就一事無成。

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根據研究，每天早上10點至下午3點是人類精力最充足的時刻，3點過後專注力便會逐漸下降，作家Jory MacKay建議職場工作者，調整4個習慣，讓疲乏的午後仍可繼續努力。

1.解決提不起動力問題，善用「蔡格尼效應」

進行一項專案時，大部分的人都習慣一氣呵成，想要將所有工作完成後再休息，乾脆又俐落。然而，想解決下午動力疲乏問題，MacKay建議，別把任務100％完成，留一點「尾巴」下午處理。

這方法其實有心理學根據。根據1927年提出的「蔡格尼效應（The Zeigarnik Effect）」，實驗者發現，當人們正在進行的事被迫中斷時，內心會產生焦慮感，必須透過完成任務來解除這樣的感覺。換句話說，未完成的工作和未達成的目標，會盤旋在當事人心中一直到完成為止。

倘若上半天把一項任務完全解決，人的心理狀態會較放鬆。午休後回到辦公室，容易東摸西摸，一時之間不知道從哪裡著手，浪費許多時間。相反的，如果有一件事未完待續，反而會督促自己，趕緊回到辦公桌。

2.解決耐力減低問題，把工作分割成易執行的步驟

進入低能量狀態後，這時最適合做像收發電子郵件、基本文書處理這類相對單純，不須花太多心思的工作。不僅不容易出錯，也不會浪費下午的上班時間。作者建議可以在午休前將這些瑣事列出清單，又或是將大的目標切割成很多部分，讓混沌的大腦不需要額外思考，只要照著清單進行即可。

事實上，每完成一件事，人的內心就會產生滿足感，成為繼續向前邁進的動力。不斷的完成簡單的事，累積起來後也可以幫助人們在容易倦怠的午後達到目標。

3.解決專注力下降問題，善用App自我提醒

注意力不集中時，有時甚至連自己也沒發現分心了，適時的提醒自己成為增加下午工作效率的關鍵。例如當知道自己在下午三點到四點間最容易閃神，可以透過Be Focused這款App定時提醒，讓自己省思當下的狀態，透過這樣將自己導回工作正軌。

另外，研究發現短時間的衝刺搭配定量的休息可以使人保持能量。因此下午工作時最好每工作50分鐘便休息10分鐘，休息時可以起身走動，或者補充一些熱量，活化大腦運作。

4.解決外務干擾問題，衝刺期間關閉社群軟體

工作時，不論是收到簡訊或是Line，手機發出聲響時，一般人總是下意識拿起手機查看訊息。然而根據美國加州大學統計，中斷工作後，平均需花費23分鐘才能讓注意力重回正在進行的項目上，如果是在精神不集中的下午，可想而知需要更長的回復時間。

因此最好的方式就是在工作衝刺期間暫時關閉通訊軟體，避免不必要的雜訊干擾自己。有些人可能會擔心因此錯過重要的訊息，但作者認為，即便是非常緊急的訊息，晚三十分鐘再回覆也不遲。想做好一個工作勢必不能一心多用，因此將精力放在自己最該關注的地方才是最好的做法。

在對於人體運作知識缺乏的情況下，許多人早上和下午選擇用相同的模式工作，然而這樣並無法達到最佳的效果。想要達到最佳工作效率，首先先依照能量的多寡調整工作模式吧！

※本文出自《SmartM人才培訓網》，粉絲團為《SmartM人才培訓網Facebook》

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