提升工作效率秘訣：再忙也要找時間放空！

• 2016-12-16
• 文／SmartM/陳星蓉
• 圖／Yahoo

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日常的時間看似都相同，但所有的時間其實都不是絕對的，而是相對的，在公司開一小時的會像過了一年，回家睡八個小時卻像是一眨眼的事......

人們總是試著控制時間但往往失敗，原因就在於我們常過度聚焦時間的「準確性」，但生活和人類都不是機器，時間管理更不是照本宣科就能達到最佳狀態，若最近生活需要整頓，不妨參考以下四點，讓日子過的更在軌道上。

一、開工前先預留5分鐘思考時間

起床後的半小時內，多數人的腦中都是一片空白，但這其實是組織腦內思緒的最佳時間，因為沒有任何人事物會在這段時間打擾你。善用這段時間為自己擬定一天的日程，要做什麼或該怎麼做，寫出一份屬於今天的計畫，接下來你可能會發現，一整天都過的踏實而愉快，因為你完全知道下一步的自己該做些什麼，而不是埋頭完成手邊的待辦事項。同樣的邏輯也可以運用在工作上，在開始著手處理每一件事，或甚至打每一通電話前，預留三到五分鐘思考，你所預期的最佳結果是什麼，而要達到這個目標你待會應該採取什麼樣的行動；這能夠在一切開始前，就幫助你了解成功的定義，這也能促使你更有效率地審視工作表現。

二、把「放空」行程排進行事曆

每個人都知道該怎麼為自己擬定一份豐富的行程表，但卻往往忘了將最重要的事項排進去——什麼都不需要做的時間；將行程塞爆的結果，不只是疲於奔命的腦和心，還有日漸下降的工作品質。人不是機器或電腦，任何計畫都有被破壞或是不如預期的風險，為自己預留任務和任務之間的空白，喘口氣喝杯咖啡什麼都不想，看似浪費時間，實則對於下一次的投入更有幫助。除了放空休息，空白時間的另一個用途，就是用來組織你腦中那些最瘋狂的想法，一些你急著想做但找不到時間實踐的事，運用這段時間好好思索下一步行動：也許你想用特休去緬甸當志工？那麼首先你可能得先看看適合自己的方案，或是先訂好一張機票。

三、想法隨手記錄、隨時管理

生活在資訊超載的時代，我們早已習慣過目即忘，但最好的想法往往都不經意出現，如流星般稍縱即逝。學習有系統地整理腦中的思緒、資訊和點子，並捨棄那些不實際的部分，才能達到最終的目標。為每一個手中的想法畫出進程圖，每週追蹤一次進度和檢討，這能夠幫助你分辨哪些事情是在軌道上，而哪些似乎不如預期；或是哪些任務值得你花更多力氣去完成，哪些則是可以暫時擱置。時間寶貴，這份紀錄有助於對目前情況做出實際判斷，促使你將時間更有效的運用在值得的事物上，而不是盲目地堅持向前。

四、隔絕所有可能的干擾

別因為電話響了就匆匆去接，或是馬上拋下一切去回客戶的電子郵件，這都是在無形中吞噬時間的殺手，不僅切斷了專注力的延續，還使你必須花更多時間回復之前的狀態。

在工作時除了公用通訊軟體外，將電子郵件和簡訊通知關掉，同時將社群網站和相關部落格加上網站屏蔽，以防隨時跌入資訊迴圈中起不了身，除非你的工作本身就與這些工具有關，否則這些網站只會讓你離任務完成的那天越來越遠。另一方面，在辦公室中最常見的干擾，不見得是上述的電子產品，而是人——同事和下屬不時想要問你問題，上司隨時都可能走來找你討論事情；若你在某段時間內真的需要專注，務必客氣地推遲這些對話稍後再議，除非是相當重要的事情。

※本文出自《SmartM人才培訓網》，粉絲團為《SmartM人才培訓網Facebook》

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