人多時間長的開會 最讓人想睡

• 2016-3-21
• 文／鄭伊廷
• 圖／PICNIC Network

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根據統計，員工每月平均參加62場會議，卻有二分之一的會議被認為是浪費時間，每個月平均扼殺每人31小時！

會議就像一把雙面刃，好的會議能讓團隊的工作更有效率；不好的會議就像綁架了參與者的時間，讓工作進度不斷被拖延，員工怨聲載道、主管得不到效果，最後只是浪費彼此的時間。

管理學之父彼得．杜拉克曾說：「開會是一個差勁組織的徵兆，會議越少越好」，其實講的正是那些冗長又千篇一律的會議。根據統計，員工每月平均參加62場會議，卻有二分之一的會議被認為是浪費時間，每個月平均扼殺每人31小時，如果把這些時間拿來執行工作內容，公司的執行力會有多大的進步可見一斑。

《Entrepreneur》提供五種指標檢視會議是否有效率，讓你不再開冗會。

確認1：議程是否在事前就準備？

沒有議程的會議，就像一場下午茶聚會，也許能讓你覺得不那麼緊張，但是下午茶聚會無法為公司創造更大的價值，一場有效率的會議需要被事先規劃，列出議程內容，且至少需要明確說出以下三點：
．誰負責領導會議？
．會議的目標是什麼？
．當會議結束後參與者該知道什麼？

議程內容可以事先Email給全體參與者，確保所有人都能進入狀況，一方面可以提早準備會議的討論內容，備妥相關資料，一方面也是確認會議能夠順利進行，不會因為工作尚未完成，讓整場會議開完還是沒結論。

確認2：會議內容是否能用Email往來取代？

會議會被認為很「冗」、浪費時間，不只是因為內容千篇一律，更多時候是因為用了一個沒有效率的方式執行。其實有許多會議的目標能夠透過Email完成，舉例來說，如果你的會議目標只是要確定團隊的執行計畫，和他們的下一步是什麼，其實並不需要把大家都找到同一個空間，可以直接寄Email詢問團隊的狀態，除非有需要當面討論的問題，不然這些開會的步驟其實是可以被省略。

不可否認的，實體會議能讓參與者的專注度更高，想加強實體會議的效率，可以從一些小地方開始改變，除了把會讓人分心的手機、電腦拿開，其實也可以「站著」開會，站著開會相較於坐在辦公室中，是一個比較刻苦的選擇，不過當真正實行後，你會驚訝原來大家可以這麼有效率！另一方面也可以改善大家久坐的毛病。

確認3：每個參與者都有不得不出席的理由嗎？

最理想的會議人數是四到七人，不要再以為眾人的智慧能讓整場會議產出更棒的點子，事實上只會流於眾說紛紜的情境。太多意見在同一個空間內，無法滿足每個人的要求，所以什麼決定都無法達成，也要在一個點子被提出後，花許多時間向那些不太理解的人說明，所以請確認每位參與者是否都有必要出席，業務較不直接相關的人員，用Email通知就足夠。

確認4：會議是否有明確的行動步驟？

如何把會議從「時間殺手」變成「企業進步的動力」，關鍵就在於會議的結果能不能化為實際行動，如果一場會議結束後，參與者沒有什麼事能做，只能乾等下週同一時間再開一次會，那麼這場會議其實是無效的，充其量只能是單純的「進度報告會議」，由一個人主講，其他人聽完後拍拍屁股走人，這種會議就該用Email完成，會議是拿來做行動決定的。

會議結束後該檢視是不是有明確的工作讓團隊負責，給他們一個星期的工作內容，用階段性的會議讓他們回報工作情形，並透過討論調整方向，而不是用日常會議看他們在做什麼，這樣只會扼殺他們的創造力和時間。

確認5：會議結束的指標是什麼？

當你使用過前面四個方法後，這一個會是最容易的，你需要知道這場會議什麼時候會結束，不是只明確的「時間」，而是在達成什麼共識、決定什麼結果後會議可以結束，讓眾人返回工作崗位。

※本文出自《SmartM人才培訓網》，粉絲團為《SmartM人才培訓網Facebook》

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