認同請分享！老闆沒做到這7點，開會都是浪費時間

2016-10-13
文／SmartLinkin∕曾宜婷
圖／AMORES project

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圖片來源： AMORES project，CC Licensed

為了開會，你每週花掉多少時間？因為開會，你Delay多少工作？冗長沒效率的會議是許多上班族的惡夢，有時一天連開三、四個會，卻感覺什麼也沒完成。

對企業而言，會議的目的是溝通與決策，但若沒有掌握主持會議的良好技巧，過多的會議反而浪費時間，且削弱企業競爭力。

企業可能因無效率的會議損失寶貴時間和金錢，但賈伯斯生前卻能確保蘋果每次會議都精準到位有效率，到底傳奇CEO賈伯斯有什麼主持會議的妙招？分析賈伯斯成功哲學、人生故事和名言的文章不勝枚舉，他為許多創業者和企業家樹立一個成功的典範，這也讓他成為傳奇人物。他主持會議的方式就和他的個人風格一樣，有許多吸引人之處。

行銷策略公司Trepoint創辦人Bill Carmody在《Inc.》雜誌網站分享一支影片，影片呈現1985年賈伯斯創立NeXT時，如何帶領團隊成員開會。當時他還是個30多歲的年輕創業家，剛被逐出蘋果、被拔除蘋果的領導權，正與核心團隊和許多忠實夥伴摩拳擦掌，準備下一個冒險和改變世界的計畫。

賈伯斯與NeXT團隊腦力激盪（1985年）

從影片中可以看出賈伯斯也面臨每個創業者都會遇到的困難，就和許多創業者一樣。縱使對公司的未來和目標有清晰、規劃完整的藍圖，現實中仍有許多阻礙，例如有限的預算、人力短缺以及更多公司草創時期必須面對的問題。這段影片讓Bill Carmody回想起創立公司之初經歷的艱辛，也總結出賈伯斯帶領團隊開會的一些技巧。

1.有熱情

有熱情的主管總是能激勵團隊，激發更多點子，並帶領團隊往好的方向發展。團隊領導人的熱情，會點燃團隊的熱情，激勵大家灌注精力在專案上。如果主管在主持會議時，看起來總是無精打采，對重要的決定猶豫不決，一副不可靠的樣子，會對團隊有負面影響。會議主持人必須在會議中激勵團隊，一起成長、解決問題並達成目標。

2.不同凡「想」

「不同凡想」　（think different）是蘋果1997年推出之經典廣告的slogan，當時蘋果的光環消逝殆盡，品牌瀕臨死亡，賈伯斯試圖用這支廣告拯救蘋果品牌形象。「不同凡想」強調的是獨立思考、有勇氣拋棄世俗的眼光特立獨行，隨時敞開胸懷接納新事物。這不只是蘋果的核心價值觀，也是所有團隊應奉為圭臬的開會、合作哲學。帶領你的團隊突破窠臼，跨越傳統答案的限制去解決問題。嘗試著激發團隊創意，不要在大家都知道的選項裡面找答案，尤其是在會議腦力激盪的階段。

3.精益求精

不要太容易滿足於目前討論出的想法，會議主持者要有精益求精的精神，帶領團隊一起挑戰更好的點子。身為主管，在主持會議時，應該不斷質問團隊：是否確信剛剛想出來的點子是最好的？有幾分把握？如果答案是肯定的，那他們對這個計畫的興趣高嗎？有熱情去執行嗎？如果答案都是肯定的，就放手讓他們去做。

記住，並不是要對團隊的點子冷嘲熱諷，或是過度吹毛求疵。這個過程，只是帶領團隊一同找出最好、大家最有熱情去執行的解決方案，過程中弭平團隊之間的認知差異，接著就是給予團隊空間和自由去執行。此外，即使主管心中已有既定答案，也不要馬上說出來，因為團隊可能找到更好的解決方式。

4.所有權共享

會議主持人必須幫助所有團隊成員達成合作共識。要讓團隊成員相信，每一個人都是重要、不可或缺的，在工作分配上，每個人都有專案負責的項目，且盡量確保每個人分配到的任務都不是被壓迫的。如果發現部分成員的聲音沒有反應出來，可能代表主管資訊蒐集不足，沒有做出最有智慧的決策。

5.表達清晰明瞭

會議進行時，必須為每個段落的討論做總結。包括任務明確內容、截止日期、負責人等等，讓每個團隊成員離開會議時，都清楚知道公司在什麼時間點之前要達成什麼目標。

6.適時將大家拉回正題

會議進行時，團隊成員針對議題、解決方法辯論是可以預期的。然而除了讓所有成員都有機會表達意見之外，也要注意不要讓討論離題。作為一個會議的主持者和主管，要在適當的時間打斷團隊的閒聊或是離題的對話，將討論焦點拉回正題，才能在有限的時間內，有效率地做出決議、結束會議。

7.讚賞與感謝

推動團隊成員努力不懈的動機，是他人的讚賞和感謝。當團隊成員為會議苦心蒐集相關資料，或是在討論過程中絞盡腦汁、提出驚奇的點子時，主管可以在會議中特別提出來告訴所有人，讚賞、感謝團隊成員的成果，這會讓努力付出的成員覺得努力是值得的，反過來他們也會感謝主管花時間肯定他們的努力，願意在未來的專案執行、其他會議中花時間為團隊貢獻心力。

8.採取行動

會議結束時，必須確定有沒有提出清晰的總結？包括可以立即執行的任務，以及明確的截止時間。會議尾聲時總結的會議內容愈明確，會議中討論事項執行的可能性就愈高。在下一次會議開始時，簡單回顧一下上次會議總結的內容，以便監測團隊開完會後確實執行了哪些事。這個動作也可以證明會議是有效的，不只是一群人聚在一起浪費時間。

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