老是加班？微不足道的零碎時間是關鍵

• 2018-9-4
• 文／丁尹涵
• 圖／mickey970

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許多人常覺得工作多、時間不夠用，然而零碎時間比想像中好用。根據調查，空檔時間如會議提早５分鐘結束、拜訪客戶比想像中順暢⋯⋯，零零總總加總起竟來有接近一小時（56分鐘）之多，占了工時的八分之一。

Productive Day的CEO Leslie Shreve 指出，大部分工作者都會浪費這些10、15分鐘的短暫零碎時間，若是能好好把握、妥善安排，便能提高生產力。

1.建立工作庫存表、終極任務清單

我們必須處理許多文書工作、電子郵件、會議記錄等，若是無法妥善分類、規劃，就無法有效率地完成任務。

有系統地安排工作事項、將工作具體化。與其在腦中反覆確認工作順序，不如將辦公桌邊的所有文件記錄下來，按照工作順序堆在手邊，確認自己剩餘的任務，這就是最基本的工作庫存。再來，預估每項任務可能所需的時間並列出死線，如此一來，便可依重要程度與所需時間長短排順序，製作終極任務清單。有系統的規劃短期未來待辦事項與長期工作目標，避免有工作在忙碌時被遺忘。最後，在電子產品不離身的現在，工作者可以使用電子行事曆（例如Outlook）作為輔助，提醒工作者應實行的行程。

2.依重要性排出優先順序

待辦清單幫助工作者掌握尚未完成的任務。在一天的開始時，檢視所有未完成的待辦任務，按照優先順序選出５、６件本日工作，可以依照所需和當下的感覺彈性調整，便能有系統的完成所有工作，減少事情做不完的擔心。

Shreve表示，缺乏系統就像是毫無計畫的購物，只看得見眼前的區域，但購物時間有限，沒有辦法逛完整間店，就很容易忘記或忽略原本應該要買的東西。

3.重視積少成多的零碎時間

看似微不足道的零碎時間，其實是高效工作的關鍵。根據先前提到的技巧，參考自己所列出的待辦事項清單，就可以清楚預估每個工作事項的大約時間，將耗時短的工作在零碎時間完成，便能增加工作效率。不管一間公司有再好的經營策略，若是內部員工沒有好的執行成效也只是徒勞無功。

哈佛商學院教授Theresa Amabile在書中提到，在實行本文所提到的技巧後，就算只是微幅的進步，也可以大大的影響工作者一天的工作效率，度過高生產力的一天。

在了解這些時間管理的技巧後，工作者便可以時時提醒、檢視自己的工作狀況，更聰明、妥善地安排自己的時間，不再花時間回想還有什麼工作還沒完成。有策略、有系統的組織工作時間，可以有效率地完成工作，提高生產力。

※本文出自《SmartM人才培訓網》，粉絲團為《SmartM人才培訓網Facebook》

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