向上管理三大技巧

2015-1-27
文／林哲安

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管理學大師彼得．杜拉克（Peter Drucker ）把管理分為自我管理、向上管理、向下管理、橫向管理和對外管理五大面向，在向上管理方面他說：「你不必喜歡或崇拜你的老闆，你也不必恨他。但你得管理他，好讓他為組織成效、成果，以及你個人的成功，提供資源。」

在向上管理這個主題，我們可以看到坊間許多書籍都會談到我們首先要了解老闆對我們工作上的期待和KPI(關鍵績效指標)，以及了解老闆的想法和習性，除此之外，我想與大家分享過去十幾年來在工作職場上的一些經驗和體會，以下為三個向上管理的小技巧：

一、用數字或圖表管理你的老闆

我相信每位主管或老闆都很忙，所以，在報告工作進度或業績時，一定要用數字和圖表來呈現。比方說辦了一場講座，結束後的結案報告一定要將報名人數、實際出席人數等數據明確呈現出來，如果有課後問卷，可以把問卷上的所有數據整理後用直線圖或其他圖表來呈現，讓老闆清楚明白這場講座的實質效益和結果。特別是我們在跟老闆報告時，呈現在老闆眼前的資訊或資料一定要化繁為簡，即使是密密麻麻的純文字，也要讓主管一目了然，切中重點。所以，透過數字圖表的呈現，再配上你的說明，就可以讓老闆在最短的時間內了解你所說的話了。

二、給老闆一個建議解決方案

基本上，公司請你來上班是要你解決問題，而不是製造問題，雖然我們每個人的職稱可能是課長、經理、協理等，但其實每個人的職稱是問題解決者，你能解決的問題愈大愈棘手，你的薪水就愈高。在工作過程中，一定會遇到一些問題，這時我們要去思考如何解決它，由於我們不是老闆，沒有最終決定權，所以我們在和老闆報告時，到底是要提出二個解決方案讓老闆二選一好呢？還是直接提出一個解決方案？我曾經針對一個問題提供老闆給方案A和方案B，原本以為老闆會二選一，結果反被老闆打槍說：「你怎麼會反問我呢？你要跟我說你覺得要怎麼做比較好，而不是我來告訴你要怎麼做，你不是一位工讀生，我不是把你當一般職員來看待，你要想你就是這個案子的負責人，我要訓練你怎麼去思考！」聽完老闆這番話，我傻眼了，立即說：「謝謝老闆！我知道該怎麼做了！」

三、定期讓老闆知道你的工作進度和付出

基本上老闆都是看績效，在乎功勞而非苦勞，然而員工為了完成工作事項和達成工作目標在執行的過程中所遇到的細節狀況，老闆是不會知道的，如果沒有定期讓老闆知道你的工作進度狀況，老闆就會覺得你的工作能力不佳，效率不佳，或者根本不知道你到底在忙什麼？所以，可以用Email告知老闆你的工作進度和現況，以及遇到了什麼問題並用了什麼方法在處理。而發信的適當時機是在每週星期五下午，為什麼要星期五下午呢？我的工作哲學是凡事趁早，所以在星期一之前就要確定好接下來一週的工作計畫。向上管理其實就是做好期望管理，所以我們一定要在老闆還沒盯你之前就告訴他我們工作上進度，不是等老闆詢問了，我們才回報。這樣久了，老闆就會對你放心和安心。

而Email信中最基本要列出二大重點：

1.列出本週工作完成事項(可加上為了完成此工作用了什麼方法，以展現自己的能力和辛苦度)
2.列出下週預計要完成的工作事項

以上為向上管理的三個小技巧提供給大家參考。

【本文由林哲安授權報導，未經同意禁止轉載。】

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